На любом предприятии создается большое количество документов. Это неизбежно, так как по закону все хозяйственные операции должны быть оформлены и отражены в письменном виде. В этой связи возникает проблема систематизированного хранения и поиска в дальнейшем экземпляров с определенной информацией. Без автоматизированного сервиса сделать это будет трудно, особенно когда документы нужны срочно, например перед налоговыми проверками.
Для этих целей мы разработали систему ЕДО. Она предназначена для помощи руководителям, которые намерены улучшить качество управления соответствующим структурным подразделением, бизнесом в целом или группой организаций.
Решение основано на программном обеспечении, которое не требует лицензирования (так называемое free software). По согласованию оно развертывается на ресурсах нашей компании или клиента. Обслуживаемой организации целесообразно оставить некоторые операции непосредственно на своей территории, например, собирать, сортировать или сканировать бумажные документы лучше на месте. По желанию такая работа выполняется силами штатных сотрудников или специалистов ЦДС. Другие необходимые действия допускается проводить дистанционно.
Сервис без труда сопрягается с другими системами, которые использует тот или иной бизнес. Самый яркий пример — 1С:Предприятие. С электронным реестром может одновременно работать целый ряд сотрудников — для каждого создается отдельный пароль и настраиваются полномочия. Если данные требуется выгрузить, это возможно в любом формате. По умолчанию в программе указаны PDF и XLS (для файлов из Excel).
Информация клиента обрабатывается в локальной сети, поэтому обеспечивается ее полная сохранность и безопасность. При необходимости дистанционного доступа к данным в системе, он открывается по защищенному каналу (как правило, используется VPN) или принимаются иные дополнительные меры для недопущения утечек.
Система ЕДО точно станет идеальным выбором для любого бизнеса. Идет постоянное расширение и совершенствование функционала с учетом новых требований клиентов. Непрерывно работаем над повышением производительности и удобством использования. Чтобы оценить решение, ознакомьтесь со правилами и нюансами функционирования сервиса, возможностями и потенциалом адаптации к конкретной деятельности в реальных условиях. При заинтересованности мы организуем демонстрацию работы с системой ЕДО, в том числе на настоящих документах Вашего предприятия.
Данное решение позволит выполнить комплексную оцифровку всех важных бумаг любой организации. Таким образом удастся создать электронные образы документов, а также перенести и упорядочить имеющуюся информацию в базах данных, системах учета и в специальных таблицах.
Это открывает доступ сотрудникам для изучения документов по электронным копиям, для учета и мониторинга их перемещения внутри организации, причем в удобном и понятном интерфейсе.
Решение призвано снизить ошибки при обработке документов и сократить время на проверку или внесение в систему. С его помощью удается настроить параллельный доступ к интересующим данным сразу нескольких сотрудников, правильно сформировать электронный архив и при необходимости хранить оригиналы в специально оборудованном, удаленном месте.
Чтобы перевести документы в электронный формат, используется технология сканирования. Полученные образы анализируются для присвоения уникальных признаков — атрибутов. Согласно этим критериям, документы группируются, помещаются в файлы и загружаются в базу данных.
Для такой обработки подходят документы разного назначения, вида и состояния, в том числе графические, табличные и текстовые, сортированные или несистематизированные, разрозненные или сшитые.
Можно выбрать любой из следующих вариантов:
- Оцифровывать документы на собственном оборудовании клиента в закрытом контуре. Это может быть сеть или выделенный компьютер.
- Обратиться для выполнения этой задачи к современным IT-решениям, например облачным технологиям.
- оперативно собирать, сортировать и оцифровывать;
- индексировать, хранить и отображать электронные образы интересующих документов, занесенных ранее в электронную базу данных;
- формировать электронные архивы по данным за определенный период, загружать их в общую систему учета;
- отображать необходимые данные в графическом и табличном виде;
- контролировать многие операции и показатели, включая прохождение бизнес-процессов, достижение плановых и индивидуальных результатов деятельности (KPI);
- формировать гибкую и регламентированную отчетность;
- обеспечивать постоянный доступ к информации о текущей работе компании с мобильных устройств;
- отображать панели с оперативными данными для руководителя.
Пользователи нашего сервиса получают право создавать в нем собственный интерфейс, работать с документами дистанционно и хранить их оригиналы вне офиса.
Безусловно, убедитесь сами:
- Задача будет решена под ключ. Единственное, что требуется от заказчика — обучить персонал обращению с сервисом.
- Обеспечивается множество возможностей. В частности, сервис позволяет:
- передать клиенту предварительный расчет затрат по оцифровке документов при обработке данных на собственных ресурсах в закрытом контуре;
- открыть оператору функции контроля качества проводимых работ;
- оптимизировать процесс анализа данных путем сокращения доли ручных операций;
- масштабировать решение под большие объемы операций и разнообразные задачи;
- быстро и без проблем интегрировать сервис с уже установленными системами: управления недвижимости, бухгалтерскими (1С), базами данных.
- Минимизируются или полностью исключаются ошибки из-за человеческого фактора.
- Автоматизируются почти все операции с документами при сохранении строгого контроля.
- Гарантируется безопасная передача результатов оцифровки, в том числе по открытым каналам.
Наше решение нацелено на упрощение всех необходимых операций с бухгалтерской первичкой и отчетностью. В том числе, будет налажена своевременная обработка и учет, контроль и хранение, архивирование и уничтожение бумажных актов, счетов, накладных и т. п.
После установки сервиса секретариату и бухгалтерии предприятия больше не придется прикладывать усилия и тратить время, чтобы:
- принять и зарегистрировать входящую документацию;
- сгруппировать бумаги по папкам;
- отсканировать поступившие документы и индексировать их по заданным атрибутам;
- внести присвоенные индексы в электронный реестр;
- сформировать архив: от проведения экспертизы по оценке сроков хранения и сортировки по периодам и типам до упаковки и составления описи;
- отправить архив на внеофисное хранение или уничтожить документы;
- подготовить копии для отправки по запросу контролирующих органов.
Кроме того, сервис решит другие задачи:
- Создаст для специалиста рабочее место с понятным и удобным интерфейсом.
- Позволит выявлять отсутствие оригиналов документов.
- Даст возможность рассылать документы по электронной почте.
- Поможет быстро и в электронном виде получать нужные сведения и статистические данные о деятельности предприятия, в частности, чтобы предоставлять руководству для анализа и принятия управленческих решений.
- Обеспечит условия для удаленной работы сотрудников.
- Упростит обмен информацией с внешними системами электронного учета.
- Подтолкнет последующее введение общего электронного документооборота.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
