Оптимизация документооборота

Вести дела устно, а информацию записывать на листочках можно только в быту. Любая официальная организация не может существовать без тотального документирования решений и операций. Накладные, акты, приказы, договоры и платежные поручения встречаются и в маленьком магазине, и в холдингах. Пока бумаг немного, некоторые компании относятся к их систематизации спустя рукава. Но рано или поздно обратить внимание на этот вопрос придется.

Хаотичный и непродуманный документооборот без должного регулирования — серьезное препятствие для качественного управления и развития. Проблема станет особенно заметной при увеличении штата сотрудников, усложнении организационной структуры предприятия и росте числа контрагентов. Бесконтрольный поток документов начнет мешать рабочим процессам. Если ничего не предпринимать и дальше, то бизнес, даже изначально очень перспективный, быстро придет в упадок.

Получить бесплатную консультацию
Мы свяжемся с вами с ближайшее время!
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой персональных данных
Спасибо!
Мы свяжемся с вами с ближайшее время!

Что такое вообще документооборот? Это путь, который проходит каждая бумага от создания в самой организации или получения от партнера до исполнения и размещения на хранение. И вот что происходит, если такое движение не проработано и не закреплено внутренними нормативными актами, а предприятие не занимается оптимизацией процесса:

  • персонал просто не знает, что ему нужно делать, потому что нет четкого круга должностных обязанностей, специальных правил и указаний. Такое положение дел приводит к саботажу работы или как минимум затягиванию времени и частым ошибкам;
  • важные решения принимаются без достаточных и прозрачных оснований. Например, это касается самой чувствительной сферы — социальной. Сотрудникам выплачиваются премии лишь с учетом расплывчатых формулировок положения о премировании или только по распоряжению директора. Недопонимания и напряжение в рабочем коллективе, а значит, снижение мотивации и производительности труда обеспечены;
  • сроки согласования документов в обязательных инстанциях (а их число в документообороте иногда доходит до десятка) не определены или явно завышены. Такой длительный процесс рассмотрения и утверждения может сделать реализацию проектов экономически бессмысленной;
  • взаимодействие с контрагентами не налажено, поэтому информация поступает с задержками, отправленные бумаги подписываются и возвращаются очень медленно. Если оптимизации не было, то, скорее всего, не внедрен электронный документооборот, который и помогает в решении этого вопроса.

Ошибки накапливаются и влекут новые проблемы. Руководство не видит реальную ситуацию и не в состоянии делать обоснованные выводы. Это отражается на обслуживании клиентов и общей эффективности деятельности. Вместо оптимизации рабочих процессов в документообороте нанимается дополнительный персонал. Но положение дел только усугубляется, ведь причина вовсе не в дефиците кадров. А новые сотрудники потребуют больших ресурсов: на содержание, налоги и сборы, мебель и программное обеспечение. В итоге расходы предприятия растут, а доходы нет. Разорвать замкнутый круг удастся только через полномасштабную оптимизацию документооборота.

Хотите работать с нами ?
посмотрите пример договора
Скачать довогор

С чего начать?

  1. Сначала необходимо определить приоритетные задачи оптимизации документооборота. Это может быть:
  • минимизация ошибок;
  • уменьшение времени на прохождение документами полного цикла обработки;
  • справедливое нормирование труда персонала;
  • повышение эффективности отдельных бизнес-процессов и деятельности в целом;
  • автоматизация.

С учетом выбранных целей будут использоваться наиболее подходящие методики и технологии.

  1. Проведение оптимизации следует планировать только после тщательного анализа имеющегося документооборота в организации. В частности, нужно:
  • определить уровень и специфику сложившейся системы делопроизводства. Изучаются процессы, принятые в организации, их участники (конкретные подразделения и исполнители), виды документации. Оценивается интенсивность собственного документообразования и внешнего документопотока;
  • выявить слабые места в документообороте и их причины. Так, ситуация могла ухудшиться в связи с объективными событиями, например из-за бурного расширения бизнеса (усложнения номенклатуры продукции, открытия филиалов, появления новых партнеров и т. п.). Объем документооборота в этом случае действительно сильно увеличивается, и, чтобы не допустить сбоев, требуется как можно быстрее адаптировать работу предприятия к новым реалиям. Но чаще всего бизнес прибегает к оптимизации, когда учредителям или руководству становится очевиден беспорядок в организации делопроизводства, который мешает нормальному функционированию.

Наиболее распространенные негативные явления, прямо влияющие на качество документооборота предприятия:

  1. Наблюдается явная бюрократизация управленческого аппарата.
  2. Отмечается недостаточная квалификация сотрудников — это не дает им освоить современные подходы и программы.
  3. Плохо ведется нормативная работа —на предприятии нет многих основополагающих локальных актов.
  4. Некоторым ответственным подразделениям и лицам предприятия фактически не делегированы права, которые необходимы для соблюдения порядка и сроков процессов документооборота.
  5. Не урегулирован вопрос одновременного использования электронных и распечатанных экземпляров документов.

Как успешно провести оптимизацию документооборота организации?

Два главных принципа данной процедуры — это регламентация и автоматизация. Да, важно найти и убрать лишние участки на пути документов, исключить дублирование функций исполнителей. Но разработанная схема сможет полноценно заработать только после детального описания и официального утверждения. Также помните: если попытаться ее встроить в устаревшую систему делопроизводства, большого эффекта ждать не стоит. Необходимо внедрять изменения в новом формате и создавать электронный документооборот, то есть проводить кардинальную оптимизацию рабочих процессов.

Наша компания оперативно справится с этой задачей на базе собственных программных решений. Предлагаем полный комплекс услуг по обеспечению электронного документооборота с хранением исполненных документов в надежном цифровом архиве. Обратиться за поддержкой могут предприятия любой формы собственности и размера.

В рамках работы потребуется:

  1. Создать нормативную базу для дальнейшей оптимизации, в том числе для беспроблемного перехода на электронный документооборот:
  • Составить обновленный табель форм. Это позволит унифицировать варианты документов и выбрать самые востребованные, в том числе доступные в электронных программах и приложениях. Табель обеспечит их централизованное внедрение в повседневную практику и безоговорочное принятие в любом обособленном подразделении или департаменте предприятия.
  • Разработать маршруты. Требуется для оптимизации основных процессов документооборота: создания, рассмотрения, согласования, утверждения и исполнения. Важно найти самый короткий и безопасный путь, но который даст ожидаемый результат.
  • Написать блок-схемы. Графический алгоритм максимально наглядно и подробно покажет, какие операции должны быть совершены с документами различного вида, кто конкретно ими занимается на каждом из этапов, в каком порядке они обрабатываются и к каким последствиям приводит то или иное решение или действие.
  1. Приступить к автоматизации сразу после того, как все регламенты составлены и приняты. Оптимизация документооборота путем перевода информации и операций в электронную форму существенно сократит время, упростит поиск файлов или сведений, защитит от случайной порчи.

Не обойтись и без сопутствующих мер. Например, для использования сервисов электронного документооборота предприятию обязательно понадобится:

  • закупить и установить комплекты современной техники и ПО;
  • обучить сотрудников правильной работе с электронными средствами.

Возможно, потребуется перераспределить функциональные обязанности сотрудников, сократить штат и изменить структуру организации.

Благодаря электронному документообороту реально сократить количество и объем создаваемых файлов. Так, рекомендуется размещать максимально полную информацию о предприятии и условиях сотрудничества на сайтах. Тогда письменных запросов клиентов и потенциальных заказчиков станет меньше. Следовательно, не придется тратить время на составление ответов, ожидание их одобрения от вышестоящего сотрудника и отправку, в том числе по электронной почте.

Выбирайте для сотрудничества организации, которые используют те же сервисы и программы, что и ваше предприятие. Совместимость систем электронного документооборота — залог плодотворного взаимодействия. Обмен данными происходит мгновенно и без дополнительных усилий. Создание документов — наиболее трудоемкая часть документооборота любого предприятия. Поэтому рекомендуем уменьшать количество листов — отставляйте в тексте только самую полезную информацию. Не делайте копии без необходимости.

Если вы заинтересованы в качественном документообороте на предприятии, просто поручите нам организацию делопроизводства и совершенствование процессов. Мы решим все вопросы, а вы сможете сосредоточиться непосредственно на бизнесе!

Другие услуги
Основная услуга
Автоматическое извлечение атрибутов и присвоение файлу (документу) свойств и признаков
оформить
Основная услуга
Формирование баз данных. Создание документной базы данных (установка, настройка фильтров, предоставление доступа, загрузка документов)
Стоимость
От 30 000
оформить
Основная услуга
Передача информации заказчику в любом удобном виде (API, флэшка, EXMLфайл)
до 5 Гб
Стоимость
5 000
оформить

Отправьте нам запрос

Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
Наш менеджер предложит вам оптимальное решение!
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой персональных данных

Спасибо!

Ваш запрос принят.
Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!