Вести дела устно, а информацию записывать на листочках можно только в быту. Любая официальная организация не может существовать без тотального документирования решений и операций. Накладные, акты, приказы, договоры и платежные поручения встречаются и в маленьком магазине, и в холдингах. Пока бумаг немного, некоторые компании относятся к их систематизации спустя рукава. Но рано или поздно обратить внимание на этот вопрос придется.
Хаотичный и непродуманный документооборот без должного регулирования — серьезное препятствие для качественного управления и развития. Проблема станет особенно заметной при увеличении штата сотрудников, усложнении организационной структуры предприятия и росте числа контрагентов. Бесконтрольный поток документов начнет мешать рабочим процессам. Если ничего не предпринимать и дальше, то бизнес, даже изначально очень перспективный, быстро придет в упадок.
Что такое вообще документооборот? Это путь, который проходит каждая бумага от создания в самой организации или получения от партнера до исполнения и размещения на хранение. И вот что происходит, если такое движение не проработано и не закреплено внутренними нормативными актами, а предприятие не занимается оптимизацией процесса:
- персонал просто не знает, что ему нужно делать, потому что нет четкого круга должностных обязанностей, специальных правил и указаний. Такое положение дел приводит к саботажу работы или как минимум затягиванию времени и частым ошибкам;
- важные решения принимаются без достаточных и прозрачных оснований. Например, это касается самой чувствительной сферы — социальной. Сотрудникам выплачиваются премии лишь с учетом расплывчатых формулировок положения о премировании или только по распоряжению директора. Недопонимания и напряжение в рабочем коллективе, а значит, снижение мотивации и производительности труда обеспечены;
- сроки согласования документов в обязательных инстанциях (а их число в документообороте иногда доходит до десятка) не определены или явно завышены. Такой длительный процесс рассмотрения и утверждения может сделать реализацию проектов экономически бессмысленной;
- взаимодействие с контрагентами не налажено, поэтому информация поступает с задержками, отправленные бумаги подписываются и возвращаются очень медленно. Если оптимизации не было, то, скорее всего, не внедрен электронный документооборот, который и помогает в решении этого вопроса.
Ошибки накапливаются и влекут новые проблемы. Руководство не видит реальную ситуацию и не в состоянии делать обоснованные выводы. Это отражается на обслуживании клиентов и общей эффективности деятельности. Вместо оптимизации рабочих процессов в документообороте нанимается дополнительный персонал. Но положение дел только усугубляется, ведь причина вовсе не в дефиците кадров. А новые сотрудники потребуют больших ресурсов: на содержание, налоги и сборы, мебель и программное обеспечение. В итоге расходы предприятия растут, а доходы нет. Разорвать замкнутый круг удастся только через полномасштабную оптимизацию документооборота.
С чего начать?
- Сначала необходимо определить приоритетные задачи оптимизации документооборота. Это может быть:
- минимизация ошибок;
- уменьшение времени на прохождение документами полного цикла обработки;
- справедливое нормирование труда персонала;
- повышение эффективности отдельных бизнес-процессов и деятельности в целом;
- автоматизация.
С учетом выбранных целей будут использоваться наиболее подходящие методики и технологии.
- Проведение оптимизации следует планировать только после тщательного анализа имеющегося документооборота в организации. В частности, нужно:
- определить уровень и специфику сложившейся системы делопроизводства. Изучаются процессы, принятые в организации, их участники (конкретные подразделения и исполнители), виды документации. Оценивается интенсивность собственного документообразования и внешнего документопотока;
- выявить слабые места в документообороте и их причины. Так, ситуация могла ухудшиться в связи с объективными событиями, например из-за бурного расширения бизнеса (усложнения номенклатуры продукции, открытия филиалов, появления новых партнеров и т. п.). Объем документооборота в этом случае действительно сильно увеличивается, и, чтобы не допустить сбоев, требуется как можно быстрее адаптировать работу предприятия к новым реалиям. Но чаще всего бизнес прибегает к оптимизации, когда учредителям или руководству становится очевиден беспорядок в организации делопроизводства, который мешает нормальному функционированию.
Наиболее распространенные негативные явления, прямо влияющие на качество документооборота предприятия:
- Наблюдается явная бюрократизация управленческого аппарата.
- Отмечается недостаточная квалификация сотрудников — это не дает им освоить современные подходы и программы.
- Плохо ведется нормативная работа —на предприятии нет многих основополагающих локальных актов.
- Некоторым ответственным подразделениям и лицам предприятия фактически не делегированы права, которые необходимы для соблюдения порядка и сроков процессов документооборота.
- Не урегулирован вопрос одновременного использования электронных и распечатанных экземпляров документов.
Как успешно провести оптимизацию документооборота организации?
Два главных принципа данной процедуры — это регламентация и автоматизация. Да, важно найти и убрать лишние участки на пути документов, исключить дублирование функций исполнителей. Но разработанная схема сможет полноценно заработать только после детального описания и официального утверждения. Также помните: если попытаться ее встроить в устаревшую систему делопроизводства, большого эффекта ждать не стоит. Необходимо внедрять изменения в новом формате и создавать электронный документооборот, то есть проводить кардинальную оптимизацию рабочих процессов.
Наша компания оперативно справится с этой задачей на базе собственных программных решений. Предлагаем полный комплекс услуг по обеспечению электронного документооборота с хранением исполненных документов в надежном цифровом архиве. Обратиться за поддержкой могут предприятия любой формы собственности и размера.
В рамках работы потребуется:
- Создать нормативную базу для дальнейшей оптимизации, в том числе для беспроблемного перехода на электронный документооборот:
- Составить обновленный табель форм. Это позволит унифицировать варианты документов и выбрать самые востребованные, в том числе доступные в электронных программах и приложениях. Табель обеспечит их централизованное внедрение в повседневную практику и безоговорочное принятие в любом обособленном подразделении или департаменте предприятия.
- Разработать маршруты. Требуется для оптимизации основных процессов документооборота: создания, рассмотрения, согласования, утверждения и исполнения. Важно найти самый короткий и безопасный путь, но который даст ожидаемый результат.
- Написать блок-схемы. Графический алгоритм максимально наглядно и подробно покажет, какие операции должны быть совершены с документами различного вида, кто конкретно ими занимается на каждом из этапов, в каком порядке они обрабатываются и к каким последствиям приводит то или иное решение или действие.
- Приступить к автоматизации сразу после того, как все регламенты составлены и приняты. Оптимизация документооборота путем перевода информации и операций в электронную форму существенно сократит время, упростит поиск файлов или сведений, защитит от случайной порчи.
Не обойтись и без сопутствующих мер. Например, для использования сервисов электронного документооборота предприятию обязательно понадобится:
- закупить и установить комплекты современной техники и ПО;
- обучить сотрудников правильной работе с электронными средствами.
Возможно, потребуется перераспределить функциональные обязанности сотрудников, сократить штат и изменить структуру организации.
Благодаря электронному документообороту реально сократить количество и объем создаваемых файлов. Так, рекомендуется размещать максимально полную информацию о предприятии и условиях сотрудничества на сайтах. Тогда письменных запросов клиентов и потенциальных заказчиков станет меньше. Следовательно, не придется тратить время на составление ответов, ожидание их одобрения от вышестоящего сотрудника и отправку, в том числе по электронной почте.
Выбирайте для сотрудничества организации, которые используют те же сервисы и программы, что и ваше предприятие. Совместимость систем электронного документооборота — залог плодотворного взаимодействия. Обмен данными происходит мгновенно и без дополнительных усилий. Создание документов — наиболее трудоемкая часть документооборота любого предприятия. Поэтому рекомендуем уменьшать количество листов — отставляйте в тексте только самую полезную информацию. Не делайте копии без необходимости.
Если вы заинтересованы в качественном документообороте на предприятии, просто поручите нам организацию делопроизводства и совершенствование процессов. Мы решим все вопросы, а вы сможете сосредоточиться непосредственно на бизнесе!
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
