Порядок в делах — это основа стабильного бизнеса. Особого внимания требуют документы, так как именно они отражают ход и результаты деятельности. Чтобы создать четкую систему хранения всех важных бумаг, придется потратить много времени и сил. Но даже в этом случае итог может оказаться неудовлетворительным. Причина проста: любую работу, в том числе и с документами, должны выполнять профессионалы, в данном случае — глубоко разбирающиеся в архивном деле. Цена подобных услуг окупается многократно, так как стоимость содержания и обучения собственного персонала, сумма сопутствующих расходов, а также риски при дилетантском решении этого вопроса всегда оказываются гораздо выше. И совсем отказаться от архивной обработки документов у предприятий не получится — этого прямо требует законодательство РФ.
Что включает данная процедура?
Архивная обработка — комплекс услуг по организации архива. Главная цель — обеспечить систематизированное хранение и беспроблемный поиск документов предприятия.
Возможно оказание следующих архивных услуг:
- Оцифровка. Современный подход к архивной обработке предусматривает перевод в электронный вид бумажных актов, счетов, договоров и т. п. Такое переоформление значительно облегчает поиск и повышает безопасность коммерческой информации.
- Создание цифрового архива. Это загрузка скан-образов документов и других электронных файлов в специальную программу, где они будут упорядочены в общей базе данных с системами хранения и поиска.
Что дает бизнесу архивная обработка документов?
Первое — точное выполнение действующих норм в этой сфере. Основные правила изложены в федеральном законе № 125 от 22.10.04. За их нарушение несут ответственность руководители предприятий.
Для тех, кто обязан сдавать архивные документы на государственное хранение, профессиональные услуги — настоящее спасение. Они позволяют решить проблему быстро и качественно. Да, архивные работы имеют свою цену, но взамен бизнес получает безупречный результат.
Второе — сокращение расходов. В частности, удается сэкономить на офисных помещениях и персонале. При заказе архивных услуг можно не беспокоиться, что придется платить за лишние документы. Специалисты позаботятся о своевременном уничтожении бумаг с истекшим сроком — это входит в стоимость договора о сотрудничестве. Плюс освобождается место и рабочее время штатных сотрудников.
Третье — исключение рисков. Когда архивная обработка не проводится или выполняется некорректно, то виновным грозит штраф от 100 тысяч рублей. При проверках контролирующих органов требуется обеспечить оперативное предоставление полной и достоверной информации. Кроме того, при переездах или форс-мажорах возможна утеря важных учетных бумаг и данных.
Все это можно предотвратить, если воспользоваться услугами по архивной обработке документов. Задача поручается компетентным компаниям, которые знают, как действовать правильно. Никаких санкций и убытков у их клиентов не будет.
Четвертое — усиливается контроль деятельности. После окончания архивных работ бизнес становится максимально прозрачным. В частности, четко видно, кто, чем и когда занимался, что помогает принимать верные управленческие решения.
Как определяется стоимость архивных работ?
В каждом случае расчет ведется индивидуально. Единых расценок на архивные услуги нет даже в пределах одного города — например, в Москве можно встретить совершенно разные прайс-листы на обработку документов организаций. Но принцип формирования цены общий — чем сложнее и масштабнее предстоящие архивные работы, тем дороже. Влияние также оказывают тип и состояние документов.
Клиент вправе заказать как отдельные операции, так и процедуру под ключ. Но в прейскурантах цен на архивные услуги комплексная обработка документов, чаще всего, выглядит намного выгоднее.
Ваш надежный помощник в этом вопросе — компания ЦДС. Используем собственные уникальные программы и эффективные методики, располагаем компетентными сотрудниками.
Поручите архивные работы тем, кто уже имеет успешный опыт реализации подобных проектов в Москве и способен предложить конкурентные цены на этом рынке.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
