Электронный-Архив — что это такое
Пора использовать современный интеллектуальный подход к организации архива. Это позволит сократить затраты на помещения, оборудование и канцелярию, ускорить документооборот, освободить время сотрудников. Так удастся развивать свой бизнес быстрее и успешнее, сделать его безопаснее.
Беспроблемный доступ для пользователей
Ваши сотрудники смогут зайти в хранилище из любого места и на любом устройстве. Время тоже не важно: Электронный Архив открыт круглосуточно. Просто найдите нужный файл одним щелчком мыши. Результативность работы предприятия резко повысится.
Легкий поиск и управление
Найти файл в Электронном Архиве можно по уникальным индексам (например, тип документа, дата документа, инн и т.д) В любой момент выдается оригинал — достаточно забить в поисковой строке свой запрос. Искать, фильтровать и комплектовать документы можно по любому индексу . Все действия отслеживаются: после регистрации видно, кто запрашивал конкретный экземпляр последним и где он находится сейчас.
Возможность получить электронную копию документов
Бумажные оригиналы оцифровываются и размещаются в электронном архиве в виде сканов. Клиент имеет доступ к образам вне зависимости от времени суток и места запроса данных. Безопасность передачи информации гарантируется за счет использования SSL-протокола. Вход в ЭДО ЦДС осуществляется под собственной учетной записью, права на работу в ЭДО разграничены и зависят от роли пользователя ( Администратор, загрузчик, контроллер и др)
Выполнение требований законодательства
Электронный Архив от ЦДС — это возможность для бизнеса точно следовать многочисленным правилам и нормам по хранению, учету, управлению и предоставлению документов. Утверждена Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности, согласно которой в 2024 году 95% счетов-фактур и 70% накладных в стране будут передаваться в электронном виде.
Как строится сотрудничество?
- Вы пробуете работу сервиса в действии абсолютно бесплатно в рамках тестового режима.
- Если уже использованы допустимые 10 попыток, то система присылает такое сообщение:
- Теперь необходимо связаться с компанией ЦДС: позвонить по телефону, оставить онлайн-заявку или отправить письмо по электронной почте.
- Для дальнейшего сотрудничества вы заключаете договор.
Поставить подпись можно удобным способом:- прийти на личную встречу;
- направить заполненный договор Почтой России на адрес ЦДС;
- прислать скан с подписью;
- оформить электронно и заверить ЭЦП.
- Начинается обслуживание.
В большинстве случаев дальнейшая работа ведется на вашем сервере или в облаке. Вы передаете на сервис распознавания сканы документов. Система их распознает, оцифровывает, систематизирует и структурирует данные. Количество присваиваемых индексов ограничено и составляет до 10 значений. Конкретное число согласуется заранее.
Услуга должна быть предоплачена. Сумма рассчитывается клиентом самостоятельно исходя из предполагаемого объема файлов для обработки. Стоимость атрибутирования 1 документа — 5 рублей. Работа выполняется до полного исчерпания средств.
Возможны два сценария сотрудничества
- При наличии у вас своей учетной системы, то есть собственного места хранения, готовый XML-файл сразу отсылается вам. Загрузку данных непосредственно в систему или через API вы также производите самостоятельно. Из соображений безопасности с этого момента информация обслуживаемой организации, оставшаяся на сервере ЦДС, удаляется без возможности восстановления.
- Вам открывается доступ к сканам в электронном архиве (может быть установлен на сервере любой из сторон договора). Документы загружаются специалистами ЦДС или ответственным сотрудником вашей компании. Для входа выдаются пароли, права пользователей разделяются в зависимости от функциональных обязанностей.
Хранение документов в таком архиве стоит 7500 рублей и оплачивается дополнительно.
Этапы работ
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
