Многие организации активно занимаются оцифровкой своего бумажного архива, то есть переводом в электронную форму. Это неудивительно, ведь вероятность быть уничтоженными случайно или намеренно у таких документов меньше. Они не потеряются, не помнутся, не порвутся. Кроме того, не придется выделять под стеллажи с объемными папками целые помещения, которые пригодились бы для основной работы.
Найти такие документы не составит труда, но только если сканирование и размещение в архив проводились с учетом всех правил и с использованием актуальных технологий. Одно из обязательных условий хорошего результата — атрибутирование (индексация). Под этой процедурой понимается присвоение документам уникальных признаков (атрибутов), по которым можно будет вести в будущем оперативный и точный поиск.
Какие цели достигаются с помощью индексации?
- Максимально полно и всесторонне раскрывается состав и содержание каждого документа.
- Обеспечивается беспрепятственное получение нужной информации.
- Создается эффективный и упорядоченный документооборот.
Благодаря такому организационному подходу исключаются простои из-за отсутствия необходимых данных и срывы важных сделок. Принимаются оперативные и верные управленческие решения, улучшается взаимодействие подразделений и работа с контрагентами. Если документы в порядке, предприятие тоже функционирует без сбоев.
Можно ли отказаться от атрибутирования без ущерба бизнесу?
Неотъемлемая часть этого процесса в современных условиях — создание цифрового архива. Суть работы — в сканировании каждого документа и получении электронного образа (картинки) определенного формата. Программа нумерует новые файлы просто по порядку, например 001.jpg, 002.jpg.
Если больше не принимать никаких мер, то именно в таком виде они и будут храниться в облаке или на сервере компании. Да, можно еще поместить их в папки с соответствующими названиями, например «Накладные, февраль 2019». Но даже в этом случае доступность архивного документа окажется очень низкой. Чтобы посмотреть интересующую информацию, придется приложить немало усилий: найти папку, зайти в нее, открыть по очереди каждый файл и выбрать накладную от конкретного контрагента. При большом количестве документов это займет много времени, так как поиск будет вестись вручную.
Таким образом, теоретически можно не выполнять атрибутирование, но тогда бизнесу точно не стоит рассчитывать на нормальную текущую деятельность и тем более на решение каких-либо масштабных задач.
Этапы работ по артибутированию документов
- Проектирование. Главная цель — поместить документ в строго определенную ячейку в архиве. Для этого необходимо предварительно разработать максимально наглядную классификацию. Обязательные признаки — раздел, дело или категория согласно номенклатуре, порядковый номер. Но этого недостаточно, должны использоваться и другие отличительные признаки.
Допускается разделение объектов следующими способами:
- по сведениям, которые содержатся в самом документе. Это, в частности, может быть название (кассовый ордер, приказ о приеме на работу, договор и т. п.), дата составления, контрагент, статус (входящий или исходящий);
- по служебной информации. В качестве атрибутов можно выбрать подразделение, которое оформляет или принимает соответствующий вид документов, дату и Ф. И. О. ответственного сотрудника, которому поручено внесение в архив.
Необходимые решения по классификации следует принимать на этапе разработки плана действий. Специалисты самостоятельно определяют и формулируют запросы потенциальных пользователей. Они действуют как настоящие детективы, пытаясь предугадать все возможные маршруты для поиска информации. На основании экспертных предположений разрабатываются оптимальные наборы атрибутов.
- Обработка скан-образов. Поочередно формируются карточки документов исходя из системы атрибутов, применяемой на данном предприятии. Чем детальнее отражается информация, тем удобнее будет в дальнейшем извлекать и использовать данные из архива.
- Размещение объектов. В архив включается связка скана и карточки с признаками, зашифрованными в виде уникального штрихкода.
- Верификация системы. Результат считается достигнутым, если любую информацию в архиве получается найти просто и быстро. Для подтверждения этого процесс поиска тестируется.
Атрибутировать документы можно как в автоматическом, так и в ручном режиме. Первый вариант подходит для типовых видов, как правило, составляемых по строго утвержденной форме. Среди них уставные, кадровые, бухгалтерские. Второй вариант требует больших трудозатрат, так как каждый документ оформляется отдельно.
Профессиональная помощь в атрибутировании
Без должного атрибутирования любой документ теряет почти всю свою ценность. Его применение становится нецелесообразным и даже невозможным. Но, приняв решение о проведении процедуры, важно организовать ее профессионально. Реализовать это могут только узкопрофильные фирмы, которые специализируются на данном направлении и выполняют работы комплексно.
Наша компания справится с этой важной задачей в короткие сроки и окажет любые сопутствующие услуги, включая создание электронного архива (сканирование, сортировку и классификацию). Помощь предлагается и государственным организациям, и бизнесу любой формы собственности, размера и отрасли.
Предусмотрена тщательная подготовка с учетом специфики деятельности и организации документооборота клиента. Изучаются характерные бизнес-процессы, особые запросы руководства и учредителей. Атрибутирование поручается наиболее опытным, компетентным и аккуратным сотрудникам. В таких условиях минимизируются ошибки, исправления и задержки по срокам.
Клиент практически не участвует в процессе. Достаточно обговорить условия, заключить договор на обслуживание и внести оплату. Как только специалисты получат доступ к документам, то сразу приступят к работе. Мы уделяем каждому клиенту много времени и внимания, обеспечиваем индивидуальное отношение. Глубоко погружаемся в ситуацию, выбираем только опробованные и самые эффективные технологии, добиваемся результата даже в сложных обстоятельствах. Вы получите гарантию безупречной работоспособности и удобства организованной и внедренной нами системы.
Для начала сотрудничества заполните небольшую анкету на сайте. Сделайте архив своего бизнеса действительно прозрачным, разложив электронные документы по местам. Тогда сможете пользоваться ими без проблем и с выгодой.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
