Относительно недавнего почти все договоры, бухгалтерские счета и накладные, технические и иные официальные бумаги, касающиеся деятельности компаний, составлялись от руки или печатались на обычных белых листах. Но сегодня такой формат работы с документами признан устаревшим. Всю старую информацию следует как можно быстрее оцифровать.
Не стоит больше скапливать толстые папки на рабочем столе и архивных полках. Оцифровка документов поможет оптимизировать бизнес-процессы, снизить неоправданные расходы и риски, решить проблему защиты данных. Начните со старых бумаг. Но и оцифровку текущих документов нужно проводить немедленно, сразу после создания. Тогда процедуру удастся вести постепенно, а ее стоимость распределить по времени.
Наша компания оказывает все необходимые услуги, в том числе организует сканирование, атрибутирование и размещение файлов на собственном сервере для хранения, то есть проводит для клиентов оцифровку документов под ключ. Сделать такое сложное дело самостоятельно под силу немногим предприятиям. Кроме того, оцифровка документов сторонними фирмами заметно выгоднее по цене.
В чем плюсы услуги?
- Сокращение затрат. Если использовать оцифровку, отпадет необходимость в помещении под архив, его обустройстве, техническом, пожарном и санитарном обслуживании, закупках стеллажей и коробов. Освободившиеся площади всегда можно использовать рациональнее либо отказаться от них совсем. Цены на недвижимость и арендная плата очень высокие, поэтому оцифровка документов принесет огромную экономию.
Сократятся и косвенные расходы. Меньше рабочего времени будет тратиться на поиск и возврат на место бумажных документов. Ответственные сотрудники смогут уделять внимание действительно важным задачам. Часть персонала, который занимался обработкой старых документов и не будет занят в сканировании и иных работах по оцифровке, можно уволить. При этом стоимость услуг профессионалов не превысит полученную в итоге выгоду от сокращения штата. - Доступность информации. После оцифровки руководители и сотрудники не будут привязаны к имеющимся документам своей организации. И смогут легко найти и просмотреть нужные данные, находясь как в Москве, так и в любом другом городе. Это упростит и повысит эффективность взаимодействия с партнерами по всей территории России, позволит быстрее предоставлять материалы для судебных разбирательств и выигрывать процессы.
Оцифровка включает не только сканирование документов и перевод их из бумажного в электронный формат, но и индексирование, то есть упорядочивание по ряду отличительных признаков. В дальнейшем найти требуемый экземпляр не составит труда. Оцифровка предполагает также внедрение удобного поискового сервиса по дате, названию, контрагенту и другим ключевым фразам (например, в бухгалтерских документах это счет-фактура, накладная, название конкретной услуги или товара). - Обеспечение строгой конфиденциальности. При оцифровке предусмотрено размещение архивных документов в электронном каталоге, просмотр которого можно ограничить, исходя из конкретных персоналий, должностей и выполняемых функций.
- Гарантированная защита от порчи и случайного уничтожения. Документы после сканирования нельзя порвать, намочить или сжечь. Их удаление с электронных ресурсов тоже невозможно. Цена услуги по сканированию и архивированию документов включает исчерпывающие меры по недопущению таких ситуаций.
Почему оцифровку стоит поручить именно нам?
Работаем комплексно — выполняем любые работы по проекту, в том числе необходимые сопутствующие. Используем современные технологии — полностью автоматизировали процесс сканирования и распознавания документов, при этом цена осталась прежней и не является завышенной для Москвы. Обеспечиваем синхронизацию электронного архива с установленными бухгалтерскими программами и прочими бизнес-приложениями.
Неоднократно успешно проводили масштабную оцифровку старых и текущих документов на государственных и коммерческих предприятиях Москвы. Всегда уделяем максимальное внимание деталям и ожиданиям клиента. Стараемся идти навстречу по любым вопросам: срокам сканирования и остальных операций с документами, стоимости обслуживания.
Как организована процедура?
Оцифровка бумажных документов выполняется поэтапно:
- Согласуются цели, цена, порядок внесения платежей и иные условия договора.
- Отбираются и анализируются объекты будущего сканирования — архивные документы и те, которые должны быть отправлены на хранение.
- Организуется вывоз и доставка к месту проведения работ (по предварительно составленным описям).
- Определяются параметры обработки данных:
- выбирается разрешение, цветность и формат для файлов, которые будут созданы после сканирования документов, с учетом требований клиента, мнений специалистов и цены;
- устанавливаются критерии индексирования для оптимального поиска.
- Производится сортировка по обозначенным условиям и целям оцифровки, виду, содержанию и состоянию исходных бумажных документов.
- Снимаются скрепки и скобы. Особо ветхие или тонкие листы перед сканированием покрываются прозрачной пленкой, которая не отразится на образе электронного документа.
- На каждый экземпляр наносится уникальный штрихкод в соответствии с разработанной системой учета в базе данных.
- После физической и технической подготовки начинается сканирование документов. Работа ведется на специальном широкоформатном, промышленном, планетарном или книжном оборудовании, обеспечивающем изображения высокого разрешения. За одну операцию считывается информация с листов длиной до 5 м и шириной до 90 см. Более крупные документы обрабатываются фрагментарно с последующим соединением в специальном сервисе. Конструкторские и другие технические полотна оцифруются особенно внимательно из-за сложных и мелких символов и знаков.
Важно: после всех работ требуется тщательная проверка. Специалисты сверяют результаты оцифровки с оригиналами технических, финансовых и юридических документов. Необходимо убедиться, что удалось считать всю информация и этому не помешали повреждения или случайные загибы.
Не откладывайте вопрос в долгий ящик. С нашей помощью это пройдет беспроблемно для вашего бизнеса. Просто уточните стоимость услуги по оцифровке документов и оставьте заявку на сотрудничество, заполнив небольшую анкету.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
