Бухгалтерия, кадровый отдел выполняют огромный объем бумажной работы. Оцифровка книг и журналов учета сокращает временные затраты на управление документами. Многие приказы, договоры хранятся 50–75 лет. Документы по кадровому составу находятся в архиве организации весь срок действия.
Что дает сканирование книг?
- Экономию места для хранения. Бумажный архив может находиться не в офисе, при этом доступ к документам будет круглосуточно.
- Повышение производительности. Несмотря на то, что правильная система архивного хранения документов хорошо организована, если умножить время на поиск и возвращение книги учета за нужный период на количество сотрудников, вы получите часы и дни простоя. После оцифровки архивированный приказ легко ищется по ключевым словам.
- Улучшение организации. Бумаги — один из самых больших источников беспорядка на рабочем месте. Сканирование решает и этот вопрос.
- Сохранность документов. Срок в 50 или 75 лет огромен, при частом пользовании книгами бумага ломается, важные записи могут стереться. Электронную копию можно открывать столько, сколько потребуется.
В каких отраслях наиболее актуальна услуга оцифровки?
- Юридические и аудиторские предприятия, где невозможность быстрого доступа к книгам и документации может привести к судебным разбирательствам.
- Финансы и бухгалтерия — книги учета доходов и расходов, папки с накладными, счетами копятся в офисе, их оцифровка упростит работу сотрудников.
- Здравоохранение — медицинские карты, личные дела пациентов, отчеты после сканирования будут включены в систему электронного документооборота и открыты персоналу для просмотра, обмена данными.
- Государственные и муниципальные учреждения, производственные предприятия.
Мы работаем с клиентами из Москвы и регионов России. Услуги по оцифровке могут оказываться удаленно, в этом случае вы передаете сканы самостоятельно, система их распознает, систематизирует и структурирует информацию. Стоимость зависит от выбранного тарифа, количества документов в год.
Как происходит сканирование книг?
«Цифровой Документ Сервис» — компания полного цикла. В перечень услуг входит сканирование книг, документов, их систематизация, создание единой структурированной базы, организация хранения бумажных оригиналов в промаркированных папках и коробах на круглосуточно охраняемом складе в Москве, с противопожарной сигнализацией и автоматическим поддержанием оптимальных для бумаги условий.
Этапы оцифровки книг:
- Согласование цены, порядка оплаты, других условий сотрудничества.
- Отбор документов для сканирования, их анализ, оценка состояния, опись.
- Упаковка, вывоз и доставка к месту выполнения работ.
- Выбор настроек сканирования: разрешение, количество цветов, выводной формат файлов.
- Установка атрибутов индексации для последующего поиска.
- Сортировка документов по выбранным условиям, виду, содержанию, состоянию.
- Подготовка книги к оцифровке: снимаются скрепки и скобы, ветхие листы закрываются прозрачной пленкой. Есть возможность сканирования без разброшюровки (разделения на отдельные страницы).
- Маркировка каждого экземпляра уникальным штрихкодом для дальнейшего учета в базе данных.
Для оцифровки книг мы используем специальное широкоформатное, планетарное, книжное оборудование с высоким разрешением и детализацией полученного изображения. За один прогон можно считать информацию с листа длиной до 5 м и шириной до 90 см. Для максимальной точности передачи информации совмещаем работу оператора и программы.
Возможности оборудования
Сканеры быстро обрабатывают бумажные документы в автоматическом и полуавтоматическом режиме. Особое внимание уделяется конструкторским и техническим полотнам.
У нас установлены:
- Планетарные сканеры — подходят для скрепленных документов, брошюр, каталогов, в том числе с плотным корешком, который не дает раскрыть книгу более чем на 140 градусов. Гарантируется высокое качество электронной версии при любом состоянии оригинала. Полностью исключен риск повредить переплет.
- Широкоформатные — для сканирования планов, чертежей, газетных подборок и т. д. Метод «холодного» освещения без ИК- и УФ-излучения исключает риск повредить документы.
- Поточные — оснащены системой автоматической подачи документов, перелистывания страниц. Могут оцифровать до 2–3 тыс. страниц за час в зависимости от формата книги.
Преимущества ООО «Цифровой Документ Сервис»
Работаем с любыми типами данных. Услуга оцифровки доступна для документов, заполненных от руки, плохо читаемых, с текстовой и графической информацией, на русском и других языках. В цену оцифровки книг входит обработка полученных графических образов: обрезка, удаление шумов, настройка резкости и четкости; сшивка и переплет. Гарантируем конфиденциальность данных, защиту от доступа третьих лиц. Справимся с архивом любого объема в короткие сроки. ПО запатентовано, полностью российская разработка. Попробовать работу сервиса можно бесплатно в тестовом режиме. Стоимость услуги зависит от объемов и качества предоставляемой информации, срочности и других условий заказа.
Заключение договора возможно при личной встрече в нашем офисе в Москве или удаленно. Работаем по предоплате, оцифровка книг выполняется до полного исчерпания средств. Хранение документов в нашем электронном архиве оплачивается дополнительно.
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос:
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
