Кадровый архив состоит из документов по личному составу работников, большая часть из которых хранится более 50 лет. При реорганизации его передают компании-правопреемнику, при ликвидации — на государственное хранение.
Обязаны ли вы формировать архив кадровых документов?
Нет, это право, а не обязанность. Но руководитель и работники кадровых отделов обязаны обеспечить сохранность документов до их передачи в Госархив. Утеря, повреждение актов и приказов, разглашение личных данных приводит к административной или уголовной ответственности.
Нормативная база по хранению кадровой документации
Процесс организации хранения, учета и использования документов в архиве регулируется Правилами, утвержденными приказом Министерства культуры от 31.03.2015 г. за № 526 (далее Правила). В них прописаны требования к каждому этапу архивной обработки, шаблоны форм (описи, номенклатуры, акты об уничтожении) и т. д.
Сроки хранения регламентирует Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Министерства культуры от 25.08. 2010 г. № 558.
Кроме этого, применяются:
- Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» № 125-Ф3 — определяет, кто обязан создавать архивы, как происходит хранение и учет документации, исчисление сроков хранения, доступ к архивным кадровым документам.
- Методические рекомендации по упорядочению управленческих и кадровых документов, разработаны Лабораторией Главархива Москвы, одобрены Научно-методическим советом архивных учреждений ЦФО РФ в протоколе от 17–18 октября 2006 г.
Сроки хранения кадровых документов
Максимальный срок хранения документов в архиве: 75 лет до 2002 года и 50 лет с 2003 года. К этой категории относятся:
- Приказы руководства по личному составу — прием, увольнение, премирование, должностное замещение, сверхурочная работа.
- Личные карточки (Т-2) и личные дела.
- Трудовые договоры, контракты, соглашения.
- Договоры гражданско-процессуального характера.
- Журналы регистрации приказов и другие.
До пяти лет хранятся заявления сотрудников, приказы о взысканиях, выговорах, дежурстве, бухгалтерские документы.
При ликвидации организации кадровую документацию можно передать в Госархив. При этом оплата услуг по приемке лежит на ликвидаторе, как и обязанности по формированию архива согласно Правилам. Весь документооборот должен быть в бумажном виде.
Рекомендации по формированию и ведению архива
- Ежегодно архивируйте документы — самостоятельно или с привлечением сторонних организаций.
- Делайте электронную версию архива — так сотрудники быстро найдут нужную информацию, а оригиналы сохранятся в целости.
- Не оставляйте без присмотра бумаги, содержащие личные данные. Ненужные кадровые документы не выбрасывайте без измельчения.
ООО «Цифровой Документ Сервис» оказывает услуги по созданию архива и оцифровке кадровых документов. Предлагаем готовые решения для юридических и аудиторских предприятий, учреждений образования, здравоохранения, финансового сектора, малого бизнеса, персональные — для генеральных директоров, бухгалтеров, юристов, отделов кадров. Наш сервис зарегистрирован в ЕСИА как программа для ЭВМ и базы данных номер EA-59635 (ЕДО).
Виды документов в кадровом архиве
- Приказы по личному составу. Срок хранения — 75 лет. Включают приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу, смене фамилии, присвоении квалификации, декретном отпуске.
- Личные карточки (Т2) и личные дела работников. Срок хранения — 75 лет.
- Трудовые договоры, контракты и соглашения. Срок хранения — 75 лет.
- Налоговые декларации, карточки по учету доходов и налога на доходы физлиц. При отсутствии лицевых счетов хранятся 75 лет.
- Документы о несчастных случаях на производстве. Хранятся 75 лет, при наличии человеческих жертв — бессрочно.
- Трудовые книжки. Срок хранения — 75 лет.
- Сведения о трудовом стаже, доходах, начисленных страховых взносах. Хранятся 75 лет.
Этапы создания архива кадровых документов
Сотрудники ООО «Цифровой Документ Сервис» проведут экспертизу ценности. Для этого изучается вся кадровая документация, выявляются дубликаты, черновики, бумаги классифицируются по срокам хранения. Составляется опись, номенклатура с перечнем поступивших дел. Часть из них передается на утилизацию, оставшиеся — в архив.
Следующий этап — формирование архивных дел. Проверяется корректное оформление договоров и приказов, далее их подшивают в дела. Максимальный листаж — 250 листов.
Дела оформляются в жесткую обложку с архивным переплетом, первый лист — опись на унифицированном бланке. Далее подготовленные кадровые документы передаются в архив.
Преимущества работы с ООО «Цифровой Документ Сервис»
Работа с архивом документов возможна в удаленном режиме, с подписанием договора и оплатой онлайн. Наши сотрудники заберут переданные бумаги, систематизируют, создадут единую базу, отправят на охраняемый склад с противопожарной сигнализацией и идеальными условиями хранения бумажных носителей. Собственное запатентованное ПО, российская разработка, даст вашей организации общую базу данных с системами хранения и поиска. Попробовать работу сервиса можно бесплатно в тестовом режиме.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
