В современном мире предприятиям трудно нормально развиваться без автоматизации и цифровизации рабочих процессов. Ручной труд часто приводит к ошибкам, особенно если речь о рутинных и монотонных задачах. Одна из таких — составление и обработка первичной документации. Это основа бухгалтерского учета и структурированной работы любой организации. Именно из нее берутся данные о полученных материальных ценностях или финансовых средствах, по ней формируются проводки.
Только после полного и точного распознавания информации в первичных документах можно составить правильный баланс или рассчитать результаты деятельности. До недавнего времени делалось это исключительно вручную, но теперь, благодаря технологиям машинного интеллекта, можно доверить работу специальным сервисам.
Для чего нужно автоматизированное распознавание?
- Исключить ошибки, которые неизбежны при бух. обслуживании и обработке первичных документов вручную. Некорректное распознавание первички грозит штрафами и другими потерями для предприятия.
- Интегрировать информацию. Оцифрованные документы подгружаются в CRM, учетную систему, мобильное приложение, на сайт или другую платформу.
- Повысить лояльность клиентов. Ускоренная обработка документов улучшает качество обслуживания.
- Упростить анализ данных. Системы искусственного интеллекта структурируют информацию, объединяют документы, относящиеся к одним процессам или операциям.
Сейчас бухгалтеры могут снять с себя рутинные обязанности и полностью перепоручить их компьютерной технике и программному обеспечению. В общем доступе появилось большое количество сервисов для распознавания документов. Они делают обработку первички более продуктивной. На выходе пользователь получает оцифрованную и структурированную документацию с полным отражением фактов хозяйственной деятельности, а главное — без ошибок и неточностей.
Но далеко не все сервисы для автоматического распознавания документов обеспечивают высокое качество. Некоторые и вовсе используют устаревший софт, несовершенные алгоритмы обработки. Результатом являются множественные ошибки, которые сводят к нулю все преимущества автоматизации. Поэтому к выбору сервиса нужно подходить взвешенно и ответственно. Доверьтесь настоящим профессионалам в лице ЦДС. За нашими плечами множество успешных проектов по внедрению автоматизированных систем и оптимизации документооборота.
Повышаем эффективность обработки и хранения документации на крупных предприятиях и в государственных структурах:
- Персональный сервис. От других игроков рынка мы отличаемся гибкостью, внимательным и проактивным подходом к клиенту. Специалисты максимально погружаются в каждую задачу для выработки эффективных решений по распознаванию сканированных документов.
- Собственный софт. У нас есть отдел по разработке программного обеспечения. И мы можем адаптировать базовые приложения под конкретный проект.
- Профессионализм. Специалисты в нашей команде более 10 лет работают в сфере организации документооборота.
- Гарантия качества 99,6 %. Такой результат дает комбинированная обработка, в которой задействованы искусственный интеллект и человек.
- Безопасность и конфиденциальность. Мы не храним ваши документы и не передаем их третьим лицам. Сервер расположен в России.
- Любые типы документов. Обрабатываем отсканированные страницы, фотографии рукописных текстов, сообщения электронной почты и пр.
- Удобство. Работать с сервисом можно удаленно через сайт. Гарантируем быструю обработку даже больших массивов данных.
Этапы работ
Мы отладили удобный алгоритм рабочего процесса. И от вас потребуется всего несколько простых шагов. В итоге интеллектуальное распознавание с помощью нашего сервиса сократит время обработки первичных документов в 7–9 раз. Порядок действий таков:
- Подготовка технического задания. Разрабатывается совместно с клиентом, чтобы максимально точно определить цели, задачи, требования и пожелания. В ТЗ указываются количество, перечень и тип документов, параметры для фильтрации, форма предоставления обработанного массива данных.
- Сканирование или фотографирование документации. Если документов много, лучше использовать поточный сканер. Также в качестве исходных данных подойдут материалы, полученные в различных программах (например, в форматах DOC, XLS, PDF) или по электронной почте. Работу по созданию сканов могут взять на себя и наши специалисты, но бюджет проекта увеличится на 30–40 %.
- Загрузка сканов и других документов на сервер заказчика или исполнителя (по договоренности). Система автоматически определяет тип загруженных материалов (одностраничные, многостраничные, архивированные и т. п.).
- Индексация. При распознавании каждому сканированному документу присваивается набор индексов. Это значительно упрощает систематизацию и последующую работу с данными. Для индексации мы используем собственное программное обеспечение. Обработка осуществляется с помощью удаленного доступа через защищенный VPN-канал, который исключает утечку информации. По согласованию с заказчиком возможны другие варианты распознавания сканов документов.
- Передача готового результата клиенту. Итоговые материалы предоставляются в виде XML-файла, который подгружается в ERP-систему или СЭД. Также передача возможна в электронном архиве с хранением на ПК заказчика или в облаке.
Возможности потокового распознавания документов
Цифровая трансформация бизнеса позволяет снизить издержки на содержание и расширение архива, сократить стоимость хранения единицы информации, систематизировать хранение оцифрованных документов на сервере. Также обеспечивается шифрование данных, резервное копирование, безопасность и конфиденциальность деловой информации, быстрый поиск документов, разграничение прав доступа. Кроме того, вы сможете вести журнал действий для каждого пользователя и автоматически формировать отчеты.
Что умеет сервис распознавания документов:
- сопоставлять данные о поставщиках, покупателях, товарах с их объектами в информационной базе предприятия;
- подбирать наиболее похожие варианты замены при незначительных отклонениях между информацией в документе и базе заказчика;
- контролировать корректность чисел по формулам в таблицах Excel;
- показывать проблемные места в документах, которым нужно уделить внимание при проверке;
- формировать комплект документов, которые относятся к одной и той же операции;
- работать с документами, удостоверяющими личность (паспортом, водительским удостоверением, регистрационным свидетельством индивидуального страхового счета).
Для кого актуальна услуга?
Сервис распознавания первичных документов можно использовать не только для оптимизации бухгалтерских процессов, но и для автоматизации других задач. Например, он пригодится:
- страховым компаниям, банкам, микрофинансовым организациям для быстрой идентификации клиентов;
- гостиницам, туристическим операторам, провайдерам, медицинским клиникам, юридическим конторам, риелторам и другому бизнесу, заинтересованному в ускоренном оформлении услуг;
- обычным пользователям для регистрации в онлайн-сервисах по поиску работы, действий в облачных сервисах, участия в каршеринге.
Независимо от масштабности и сложности задачи по автоматическому распознаванию документов наша команда решит ее самым эффективным способом. Свяжитесь с менеджером и получите подробную консультацию для успешного сотрудничества.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
