Современные организации постепенно отказываются от хранения бумажных документов в пользу их электронных аналогов. Папки с бумагами занимают много места, они могут сгореть или пострадать от случайного затопления, потеряться, потрепаться при перевозке, поблекнуть до нечитаемого состояния, подвергнуться случайной утилизации.
Много времени тратится и на поиск нужной бумаги, которая по невнимательности сотрудника может оказаться в другом разделе. Намного удобнее создать электронный систематизированный каталог, в котором в два клика можно найти нужный документ. Особенно в современных условиях ведения бизнеса, когда информация нужна здесь и сейчас.
Оцифровка архивных документов – это создание их графических образов посредством сканера. Переведенные в электронный формат файлы распределяются по каталогам.
Какие проблемы решает оцифровка документов?
Чем крупнее организация, тем больше ее архив и сложнее документооборот. Оцифровка упрощает хранение и использование документов компаний. Это проявляется в следующих моментах:
- не нужно физически систематизировать бумажные папки и искать место для них;
- отпадает необходимость в ксерокопировании и распечатке документов, если они одновременно понадобятся нескольким сотрудникам;
- сокращаются расходы на бумажные материалы, картриджи, чернила и другие принадлежности для бумажных носителей;
- поиск файлов занимает меньше времени.
Электронный формат удобнее, экономичнее и эффективнее в плане хранения и использования информации.
Оцифрованные документы можно предъявить административным и судебным органам, контрагентам и налоговым инспекторам. Они используются в ходе государственных проверок, судебных процессов, при рабочей необходимости и реорганизации компаний со сменой собственника. Некоторая документация должна быть у компании в соответствии с требованиями законодательства.
Сканированию подлежат разные виды документов: чертежи, анкеты, каталоги, деловая переписка. Также возможна оцифровка технических архивов. Электронные отчетности разрешается вести бухгалтерам и отделам кадров.
Этапы оцифровки архива
Архивные документы переводятся в электронный формат в определенной последовательности:
- Экспертиза архивов. Специалист прибывает к заказчику, чтобы оценить объем и особенности бумажных документов. Он изучает их структуру, количество и качество материала, проводит опись, определяет цену предстоящей работы. Результаты оценки напрямую влияют на выбор технологии и состава оборудования для обработки документации.
- Подготовка к оцифровке. Перед процедурой бумажный массив приводится в надлежащий порядок. Проводится расшифровка и разброшюровка листов, изымаются скобы и скрепки, расправляются заломы и смятия, устраняются иные дефекты.
- Систематизация документации. Перед созданием электронного архива разрабатывается его структура. Файлы распределяются по хронологии или тематике. В таком же порядке сортируются бумажные носители.
- Сканирование архивов. Перед помещением бумажного документа в оборудование специалист устанавливает параметры, тип сканирования и формат файлов. Он контролирует сам процесс, отслеживая на мониторе качество получаемых изображений.
Иногда файлы нужно дополнительно обрабатывать, чтобы добиться четкости изображения. Речь идет о случаях, когда сканируются бумаги с блеклыми или размытыми шрифтами, а также потертые документы. Готовые файлы сохраняются на электронный носитель и передаются заказчику.
Хранение электронных архивов
Клиент самостоятельно определяет способ хранения оцифрованных файлов. Это зависит от объема, назначения документов, технических возможностей и других факторов. Хранение электронных архивов регулируется Законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. и рядом других нормативно-правовых актов.
После оцифровки документы в архиве можно хранить разными способами:
- На локальном носителе. Например, в папке компьютера, USB-флеш-накопителе, жестком диске. Если в организации есть локальная сеть, то создаются сетевые папки с настроенными правами доступа. Однако данный вариант не дает гарантий безопасного хранения.
- Архивирование с помощью программного обеспечения. Это специальные системы с определенным набором функций: просмотр, быстрый поиск файлов и работа с ними. Такие сервисы снабжены возможностью управления доступом и безопасностью документов, позволяют контролировать сроки их хранения. Архивные документы можно интегрировать с информационными системами, почтовыми ящиками и операторами электронного документооборота. Базы данных располагаются на серверах организации.
- Облачное хранилище. Способ удобен в плане обработки и хранения документации в дистанционном режиме. Он не предполагает значительных операционных затрат на приобретение оборудования и создание собственной информационной инфраструктуры.
У контролирующих органов нет конкретных требований к способу хранения электронных архивов компании. Они обращают внимание на соблюдение регламента передачи файлов и соответствие форматов и сертификатов электронных подписей установленным критериям.
Особенности услуги по сканированию электронных документов
Результаты оцифровки могут быть разного формата: изображение или текстовый файл. На картинках текст не редактируется. В документах формата DOC можно менять информацию через стандартные офисные программы.
Штрихкоды и печатная документация переводятся в электронный формат посредством системы оптического распознавания символов. Основные реквизиты документов при этом сохраняются. Во избежание ошибок при перепечатывании телефонных номеров или контактных данных в рукописных документах при оцифровке используется система двойного ввода.
Наши специалисты принимают заказы по оцифровке каталогов, анкет, чертежей. Также архивируем документы разных форматов: А1, А2, А3, А4.
Услуги по оцифровке архива
Компания «ЦИФРОВОЙ ДОКУМЕНТ СЕРВИС» помогает оцифровывать архивы любого объема. Благодаря использованию профессионального оборудования клиент получает электронные копии документов высокого качества и спокойно может избавиться от большого количества их бумажных оригиналов.
После завершения оцифровки архивных материалов графические образы документов обрабатываются – разделяются по страницам разворотов, обрезаются по краям, выравниваются по строкам. Удаляются шумы, настраивается резкость, контрастность и четкость изображения.
Отсканированные документы распределяются по каталогам. Параметры систематизации могут быть разными – на усмотрение клиента.
Наши сотрудники оперативно реагируют на заявки и предоставляют результаты в кратчайшие сроки. Клиент получает файлы на удобном для него носителе – CD, DVD, USB-флеш-накопитель. Возможны и другие варианты.
Имеем большой опыт в сфере документооборота. Проводили сканирование архивных документов для крупных коммерческих структур, малых и средних предприятий, государственных органов. После внимательного ознакомления с задачей клиента мы обязательно предложим оптимальные пути ее решения. Гарантируем полную конфиденциальность данных.
Работа проводится как на территории заказчика в присутствии сотрудника компании, так и удаленно. Стоимость оцифровки архива зависит от его величины и сложности, включая состояние исходных данных.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
