В ходе работы любой организации образуется множество исполненных договоров, актов, счетов, приказов и т. п. Согласно законодательству РФ, необходимо обеспечить надлежащую сохранность таких документов в течение установленного срока. Это может быть 3 года или даже несколько десятилетий. Как это сделать, в большинстве случаев решает сам бизнес. Традиционно для этих целей используются архивы. Внутренние распоряжения и акты, контракты и соглашения, многочисленные бухгалтерские документы сшиваются и нумеруются, а затем складируются на полки шкафов. Размещаются все эти объемные и тяжелые папки в отдельном помещении или на свободных местах непосредственно в кабинетах ответственных отделов. Конструкции выглядят громоздко и малопонятно.
- индексация и распознование документов осуществляется автоматизированным способом
- клиенты загружают исходные файлы — изображения, сканы или сформированные в электронном виде
- наши системы автоматически обрабатывают их и сохраняют в согласованном формате
- индексируются следующие поля: тип, дата и номер документа, отправитель и получатель, сумма и НДС
- в каждой заявке вы можете загрузить один файл в pdf-формате, содержащий не более 2 страниц и размером не более 2 Мб
Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Если сотрудник не занимался созданием архива и лично не размещал в нем требуемые документы, то разобраться в этой системе будет затруднительно или невозможно. Возникнут серьезные проблемы:
- Поиск нужной информации может занимать много времени и в результате важный вопрос не удается решить оперативно. Приходится каждый раз, когда требуется изучить какие-то документы за прошлые периоды, звать на помощь более опытных коллег или работника, которому поручено ведение архива. В итоге:
- срываются сделки, невовремя сдается отчетность и тормозится решение других задач текущей деятельности;
- нарушаются сроки предоставления информации по требованиям налоговой инспекции и иных контролирующих органов. А это уже риск штрафов, блокировки счетов, принудительной приостановки деятельности и т. д.
- Сложно отслеживать наличие документов, а значит нельзя быть уверенным в полном соблюдении норм законодательства. Недостаточный контроль чреват неожиданными ситуациями в будущем, то есть влияет на стабильную работу бизнеса.
Кроме того, сейчас активно внедряется и развивается создание и обмен документами в цифровом формате — электронный документооборот. Но пока это происходит параллельно использованию и бумажных вариантов. Более того, некоторые предприятия до сих пор предпочитают документы, которые можно подержать в руках. В результате при переводе в архив часто приходится делать двойную работу в виде предварительного распечатывания даже изначально электронных файлов.
Плюс появляется путаница — что-то находится на полках как оригинал, а что-то — просто копия. Доступность и прозрачность информации в таком архиве значительно снижены.
Как улучшить ситуацию?
Избавиться от классического архива нельзя. Но можно в дополнение к нему использовать аналогичную электронную систему хранения. Она не занимает лишнего места в офисах или на складе и приносит существенную пользу бизнесу:
- сокращается время и упрощается процесс получения необходимой информации (в цифровом архиве достаточно ввести искомые данные и нажать кнопку — соответствующие документы найдутся автоматически);
- исключается дублирование экземпляров и многократное копирование;
- электронные документы не теряются и не портятся;
- налаживается взаимодействие с внешними контрагентами и между внутренними подразделениями организации, особенно удаленными;
- повышается дисциплина, так как ужесточается контроль наличия, фактического местонахождения и использования электронных документов;
- экономятся средства — не нужно нанимать и содержать дополнительный персонал для создания и складирования копий цифровых файлов в обычный архив. Можно закупать меньше бумаги, канцелярии, принтеров;
- гарантируется защита от случайных сбоев в цифровой системе хранения. Для всей информации, находящейся в электронном архиве, предусмотрено регулярное резервное копирование.
Если предприятие отказывается от современных технологий, автоматизации и цифровизации, то продолжает нести неоправданные убытки, которых вполне реально избежать. Так, по данным известной консалтинговой компании PwC, ручная работа с документами означает, что:
- до 7,5 % из них потеряются, а до 3 % будут созданы с ошибками;
- до 15 % времени уйдет на анализ информации в документах, направляемых в архив организации;
- почти половину рабочего дня придется тратить на поиск данных, требуемых для ведения текущей деятельности.
Смысл создания электронного архива организации очевиден.
Куда и какие документы следует размещать на хранение?
По действующим правилам в архив должны попадать только подлинники — это вид, в котором информация о хозяйственной деятельности была сформирована и заверена изначально. Если использовались листы бумаги, то они обязательно направляются в традиционное хранилище со стеллажами и упаковочными коробками.
Документы, сразу созданные с помощью электронной системы делопроизводства, разрешается не распечатывать. Но важно также обеспечить их полную сохранность. Для этих целей и используются специальные системы электронных архивов. В них можно хранить и копии бумажных документов. В подобных случаях успешно решается проблема организации единого и полноценного цифрового архива и эффективной системы электронного поиска. Но важно помнить — уничтожать бумажные оригиналы не допускается при любых обстоятельствах. Цифровые образы, даже заверенные ЭЦП, не считаются юридически значимыми.
Алгоритм создания электронного архива
- Сначала следует провести подготовку:
- разработать и утвердить внутренние регламенты. В таких документах стоит подробно отразить порядок и требования к организации электронного архива документов;
- закупить специальные аппараты и технику для размещения файлов или место в облачном хранилище;
- приобрести программное обеспечение для создания электронного архива и поддержания его функциональности.
- Выполнить аудит имеющихся документов и разделить их по категориям.
- Отсканировать бумажные экземпляры.
- Загрузить все документы в систему.
- Настроить автоматическое распознавание информации, которая будет в дальнейшем размещена и сгруппирована в электронном архиве. Это целесообразно, если обрабатывается большой объем файлов. Можно поступить по-другому — проиндексировать (описать) документы вручную согласно федеральным требованиям к электронным архивам и собственным запросам к поиску. Да, формально это дешевле. Но понадобится больше усилий и дополнительные затраты, которые способны свести выгоду от создания системы электронного архива документов на нет.
- Открыть доступ ответственным лицам.
В результате бизнес получает информационную базу с полными и упорядоченными данными, максимально быстрой и точной системой поиска. Однако, чтобы увидеть такие плюсы, нужно внимательно отнестись к выбору конкретного программного обеспечения.
Какие моменты важны для системы электронного архива?
Рассматривая предложения разных разработчиков, следует проанализировать:
- сколько времени тратится на загрузку и окончательное размещение каждого нового документа в электронный архив. Операция должна быть практически мгновенной, особенно по сравнению с ручным вводом. В противном случае целесообразность организации, использования и содержания электронного архива будет под большим вопросом;
- какие нужны усилия для поиска. Учитывается длительность и простота процесса. Оперативное нахождение нужной информации — главная цель применения системы электронного архива. Чем быстрее удается получить документ или сведения из него, тем успешнее в итоге оказывается деятельность любого предприятия;
- предусмотрена ли интеграция с другими программами, в том числе с установленными в бухгалтерии. Если да, то вся работа значительно ускорится и упростится. При последующей отправке документов в электронный архив не потребуется проводить атрибутирование. Уже в момент принятия к бухгалтерскому учету каждому присваиваются соответствующие реквизиты;
- сложно ли начать работать с системой электронного архива документов. Это оценивается по удобству интерфейса, скорости открытия сервиса, необходимости длительного обучения персонала;
- сколько стоит та или иная система. Но при изучении вопроса о создании электронного архива цена продукта сама по себе не должна иметь определяющего значения. Гораздо важнее величина сопутствующих расходов и достигаемый экономический эффект.
Нужна ли бизнесу помощь в этом деле?
Вопрос формирования именно электронных архивов документов не регулируется отдельными нормативными актами. Необходимо ориентироваться на целый ряд законов, приказов и постановлений профильных ведомств. Разобраться со всеми правилами и предусмотреть нюансы крайне сложно.
Компания «ЦДС» избавит клиентов от указанных трудностей и обеспечит качественный электронный архив, охватывающий полный спектр документов. Задача выполняется на базе собственного, запатентованного программного решения совместно с операторами. Предоставляются комплексные услуги: оцифровка и индексация документов, систематизация и формирование упорядоченной базы данных.
Компания располагает специалистами высокого класса с опытом в области организации электронных архивов документов. Они реализовали десятки, в том числе масштабных проектов в различных отраслях.
Сделайте свой бизнес действительно эффективным и успешным, используя уникальный цифровой архив документов и систему поиска от «ЦДС».
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос:
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
