Электронный архив документов

В ходе работы любой организации образуется множество исполненных договоров, актов, счетов, приказов и т. п. Согласно законодательству РФ, необходимо обеспечить надлежащую сохранность таких документов в течение установленного срока. Это может быть 3 года или даже несколько десятилетий. Как это сделать, в большинстве случаев решает сам бизнес. Традиционно для этих целей используются архивы. Внутренние распоряжения и акты, контракты и соглашения, многочисленные бухгалтерские документы сшиваются и нумеруются, а затем складируются на полки шкафов. Размещаются все эти объемные и тяжелые папки в отдельном помещении или на свободных местах непосредственно в кабинетах ответственных отделов. Конструкции выглядят громоздко и малопонятно.

Попробуйте наш сервис бесплатно
оцифруем до 10 бухгалтерских документов!
например, счет, счет-фактуру, накладную, ТТН, УПД
  • индексация и распознование документов осуществляется автоматизированным способом
  • клиенты загружают исходные файлы — изображения, сканы или сформированные в электронном виде
  • наши системы автоматически обрабатывают их и сохраняют в согласованном формате
  • индексируются следующие поля: тип, дата и номер документа, отправитель и получатель, сумма и НДС
  • в каждой заявке вы можете загрузить один файл в pdf-формате, содержащий не более 2 страниц и размером не более 2 Мб
Мы бережно относимся к вашим персональным данным, никому их не передаем и сами не используем их в рекламных целях
Спасибо!
Ваш запрос принят.
Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!

Если сотрудник не занимался созданием архива и лично не размещал в нем требуемые документы, то разобраться в этой системе будет затруднительно или невозможно. Возникнут серьезные проблемы:

  1. Поиск нужной информации может занимать много времени и в результате важный вопрос не удается решить оперативно. Приходится каждый раз, когда требуется изучить какие-то документы за прошлые периоды, звать на помощь более опытных коллег или работника, которому поручено ведение архива. В итоге:
    • срываются сделки, невовремя сдается отчетность и тормозится решение других задач текущей деятельности;
    • нарушаются сроки предоставления информации по требованиям налоговой инспекции и иных контролирующих органов. А это уже риск штрафов, блокировки счетов, принудительной приостановки деятельности и т. д.
  2. Сложно отслеживать наличие документов, а значит нельзя быть уверенным в полном соблюдении норм законодательства. Недостаточный контроль чреват неожиданными ситуациями в будущем, то есть влияет на стабильную работу бизнеса.

Кроме того, сейчас активно внедряется и развивается создание и обмен документами в цифровом формате — электронный документооборот. Но пока это происходит параллельно использованию и бумажных вариантов. Более того, некоторые предприятия до сих пор предпочитают документы, которые можно подержать в руках. В результате при переводе в архив часто приходится делать двойную работу в виде предварительного распечатывания даже изначально электронных файлов.

Плюс появляется путаница — что-то находится на полках как оригинал, а что-то — просто копия. Доступность и прозрачность информации в таком архиве значительно снижены.

Как улучшить ситуацию?

Избавиться от классического архива нельзя. Но можно в дополнение к нему использовать аналогичную электронную систему хранения. Она не занимает лишнего места в офисах или на складе и приносит существенную пользу бизнесу:

  • сокращается время и упрощается процесс получения необходимой информации (в цифровом архиве достаточно ввести искомые данные и нажать кнопку — соответствующие документы найдутся автоматически);
  • исключается дублирование экземпляров и многократное копирование;
  • электронные документы не теряются и не портятся;
  • налаживается взаимодействие с внешними контрагентами и между внутренними подразделениями организации, особенно удаленными;
  • повышается дисциплина, так как ужесточается контроль наличия, фактического местонахождения и использования электронных документов;
  • экономятся средства — не нужно нанимать и содержать дополнительный персонал для создания и складирования копий цифровых файлов в обычный архив. Можно закупать меньше бумаги, канцелярии, принтеров;
  • гарантируется защита от случайных сбоев в цифровой системе хранения. Для всей информации, находящейся в электронном архиве, предусмотрено регулярное резервное копирование.

Если предприятие отказывается от современных технологий, автоматизации и цифровизации, то продолжает нести неоправданные убытки, которых вполне реально избежать. Так, по данным известной консалтинговой компании PwC, ручная работа с документами означает, что:

  • до 7,5 % из них потеряются, а до 3 % будут созданы с ошибками;
  • до 15 % времени уйдет на анализ информации в документах, направляемых в архив организации;
  • почти половину рабочего дня придется тратить на поиск данных, требуемых для ведения текущей деятельности.

Смысл создания электронного архива организации очевиден.

Получить бесплатную консультацию
Мы свяжемся с вами с ближайшее время!
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой персональных данных
Спасибо!
Мы свяжемся с вами с ближайшее время!

Куда и какие документы следует размещать на хранение?

По действующим правилам в архив должны попадать только подлинники — это вид, в котором информация о хозяйственной деятельности была сформирована и заверена изначально. Если использовались листы бумаги, то они обязательно направляются в традиционное хранилище со стеллажами и упаковочными коробками.

Документы, сразу созданные с помощью электронной системы делопроизводства, разрешается не распечатывать. Но важно также обеспечить их полную сохранность. Для этих целей и используются специальные системы электронных архивов. В них можно хранить и копии бумажных документов. В подобных случаях успешно решается проблема организации единого и полноценного цифрового архива и эффективной системы электронного поиска. Но важно помнить — уничтожать бумажные оригиналы не допускается при любых обстоятельствах. Цифровые образы, даже заверенные ЭЦП, не считаются юридически значимыми.

Алгоритм создания электронного архива

  1. Сначала следует провести подготовку:
    • разработать и утвердить внутренние регламенты. В таких документах стоит подробно отразить порядок и требования к организации электронного архива документов;
    • закупить специальные аппараты и технику для размещения файлов или место в облачном хранилище;
    • приобрести программное обеспечение для создания электронного архива и поддержания его функциональности.
  2. Выполнить аудит имеющихся документов и разделить их по категориям.
  3. Отсканировать бумажные экземпляры.
  4. Загрузить все документы в систему.
  5. Настроить автоматическое распознавание информации, которая будет в дальнейшем размещена и сгруппирована в электронном архиве. Это целесообразно, если обрабатывается большой объем файлов. Можно поступить по-другому — проиндексировать (описать) документы вручную согласно федеральным требованиям к электронным архивам и собственным запросам к поиску. Да, формально это дешевле. Но понадобится больше усилий и дополнительные затраты, которые способны свести выгоду от создания системы электронного архива документов на нет.
  6. Открыть доступ ответственным лицам.

В результате бизнес получает информационную базу с полными и упорядоченными данными, максимально быстрой и точной системой поиска. Однако, чтобы увидеть такие плюсы, нужно внимательно отнестись к выбору конкретного программного обеспечения.

Какие моменты важны для системы электронного архива?

Рассматривая предложения разных разработчиков, следует проанализировать:

  • сколько времени тратится на загрузку и окончательное размещение каждого нового документа в электронный архив. Операция должна быть практически мгновенной, особенно по сравнению с ручным вводом. В противном случае целесообразность организации, использования и содержания электронного архива будет под большим вопросом;
  • какие нужны усилия для поиска. Учитывается длительность и простота процесса. Оперативное нахождение нужной информации — главная цель применения системы электронного архива. Чем быстрее удается получить документ или сведения из него, тем успешнее в итоге оказывается деятельность любого предприятия;
  • предусмотрена ли интеграция с другими программами, в том числе с установленными в бухгалтерии. Если да, то вся работа значительно ускорится и упростится. При последующей отправке документов в электронный архив не потребуется проводить атрибутирование. Уже в момент принятия к бухгалтерскому учету каждому присваиваются соответствующие реквизиты;
  • сложно ли начать работать с системой электронного архива документов. Это оценивается по удобству интерфейса, скорости открытия сервиса, необходимости длительного обучения персонала;
  • сколько стоит та или иная система. Но при изучении вопроса о создании электронного архива цена продукта сама по себе не должна иметь определяющего значения. Гораздо важнее величина сопутствующих расходов и достигаемый экономический эффект.

Нужна ли бизнесу помощь в этом деле?

Вопрос формирования именно электронных архивов документов не регулируется отдельными нормативными актами. Необходимо ориентироваться на целый ряд законов, приказов и постановлений профильных ведомств. Разобраться со всеми правилами и предусмотреть нюансы крайне сложно.

Компания «ЦДС» избавит клиентов от указанных трудностей и обеспечит качественный электронный архив, охватывающий полный спектр документов. Задача выполняется на базе собственного, запатентованного программного решения совместно с операторами. Предоставляются комплексные услуги: оцифровка и индексация документов, систематизация и формирование упорядоченной базы данных.

Компания располагает специалистами высокого класса с опытом в области организации электронных архивов документов. Они реализовали десятки, в том числе масштабных проектов в различных отраслях.

Сделайте свой бизнес действительно эффективным и успешным, используя уникальный цифровой архив документов и систему поиска от «ЦДС».

Вас заинтересует
Другие услуги
Основная услуга
Создание документной базы данных (установка, настройка фильтров, предоставление доступа, загрузка документов)
Стоимость
От 30 000
оформить
Основная услуга
Хранение электронных образов в ЭДО ЦДС
Стоимость
7 500 ₽/месяц
оформить
Основная услуга
Передача информации заказчику в любом удобном виде (API, флэшка, EXMLфайл)
до 5Гб
Стоимость
5 000
оформить

Отправьте нам запрос

Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
Наш менеджер предложит вам оптимальное решение!
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой персональных данных

Спасибо!

Ваш запрос принят.
Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!