Надежное хранение документов и быстрый доступ персонала к корпоративной информации — основополагающие принципы современного бизнеса. Правильно налаженная система документооборота экономит время на выполнение служебных задач, повышая эффективность труда юристов, бухгалтеров, экономистов, менеджеров и других специалистов компании. Это в свою очередь благоприятно отражается на прибыли в долгосрочной перспективе.
Один из самых эффективных способов систематизации и хранения документов — поточное сканирование. С его помощью можно быстро перевести большой объем бумажной документации в электронный формат. Современное оборудование позволяет сканировать исходники любого размера: договоры, деловую переписку, анкеты, чертежи, планы и т. д. В итоге формируется удобная база цифровых документов, к которой в любой момент могут обратиться работники при выполнении своих обязанностей.
Наша компания осуществляет потоковое сканирование документов для внутренних нужд коммерческих и некоммерческих организаций. Мы быстро оцифруем и проиндексируем любой объем документации. Создадим для клиента систематизированный электронный архив. При необходимости обеспечим подгрузку документов в учетную систему.
Для кого актуальна услуга
Поточное сканирование принесет ощутимую пользу учреждениям и организациям, работающим с большими объемами документов и информации:
- субъектам среднего и крупного бизнеса;
- исследовательским институтам;
- проектным организациям;
- производственным предприятиям;
- медицинским центрам;
- оптовым и розничным торговым сетям;
- юридическим и бухгалтерским компаниям.
Малый бизнес тоже может воспользоваться потоковым сканированием документов для систематизации и организации эффективного документооборота в долгосрочной перспективе.
Практическая польза услуги
- Полный или частичный переход от громоздкого бумажного архива к структурированной и компактной системе электронного документооборота.
- Сокращение времени на поиск и обработку документации, повышение производительности работы компании.
- Отслеживание перемещений и изменений документов.
- Оцифровка и повышение эффективности управления.
- Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором, при вводе информации.
После поточного сканирования оцифрованные документы преобразуются в структурированные файлы, которые можно экспортировать на любой компьютер или цифровой носитель. Для удобного офисного использования они помещаются на портал корпорации, в сетевые или локальные папки, органично вливаясь в общую систему электронного документооборота. По решению заказчика организуем защищенные каналы связи с сервером.
Функционал программно-аппаратного комплекса
Для сканирования документов мы используем современное оборудование и лицензированное российское ПО. Система быстро обрабатывает большие объемы бумажной документации и оптимизирует электронный документооборот, решая следующие задачи:
- массовое сканирование документов;
- создание регистрационных контрольных карточек;
- формирование штрихкодов для регистрируемых документов;
- интеграция в систему электронного документооборота клиента;
- легкий и быстрый поиск по базе данных с помощью индексов и (или) штрихкодов;
- создание образов документов в скане и формирование учетных карточек;
- распознавание и считывание печатного текста;
- трансфер цифровой информации в базу данных;
- автоматическое заполнение и распечатка шаблонов;
- удобное редактирование сканированных документов;
- архивирование данных;
- верификация документов;
- автоматическая и ручная корректировка электронных материалов.
В зависимости от потребностей клиента функционал программно-аппаратного комплекса может быть расширен.
Система позволяет выбирать необходимый формат и трансформировать уже созданные файлы. В зависимости от настроек сканирование может создавать графический образ или автоматически распознавать текстовое содержание оригинала. Благодаря последней функции можно редактировать документацию и делать на основе шаблона новые документы. Она получила широкое распространение в транснациональных компаниях, где требуется быстрый перевод бланков с одного языка на другой.
Графический образ документа конвертируется в форматы JPEG, PDF, TIFF, BNP, PNG, GIF. При сканировании выбираются размеры и настройки изображения. Можно отрегулировать тип сжатия, глубину цвета, контрастность, резкость и другие параметры.
Опция распознавания текста при сканировании позволяет сохранять файлы в DOCS, RTF, TXT, PDF, XLSX, XLS, XML, HTML. Можно произвольно изменить кодировку, размер страницы и прочие свойства документа. PDF-формат дает возможность хранить данные в виде изображения и (или) текста. Плюс при потоковом сканировании документы распознаются и переводятся более чем на 50 языков.
Как это работает
Процесс поточного сканирования условно можно разделить на несколько последовательных этапов:
- Документы загружаются в сканер одной пачкой. Выбираются параметры сканирования. Оператор нажимает кнопку «Пуск», и аппарат автоматически начинает подавать бумажный носитель для обработки.
- Система автоматически выравнивает положение страницы, корректирует контрастность и яркость, обрезает полосы и поля, разделяет книжный разворот на два отдельных листа.
- Каждый сканированный документ получает уникальный штрихкод и идентификационный номер. С их помощью потом осуществляется поиск. Сгенерированный штрихкод распечатывается на отдельной странице или на самом документе.
- Выполняется распознавание и перевод текста с исходника при необходимости.
- Цифровой файл связывается с регистрационной карточкой и помещается в заранее организованную электронную базу данных.
- Автоматически создается реестр отсканированных документов.
- Сформированная база данных передается клиенту по защищенным каналам связи или на цифровом носителе для последующего объединения с электронной системой документооборота.
В зависимости от специфики и потребностей бизнеса алгоритм работы корректируется.
Почему обращение к нам — лучшее решение
Работать с нами удобно и выгодно в каждом аспекте:
- высокая скорость обработки больших объемов документов;
- сканирование бумажных носителей любых форматов;
- строгая конфиденциальность информации;
- консультирование по совершенствованию электронного документооборота;
- гибкие настройки параметров сканирования и обработки документов;
- разовое формирование и регулярное обновление электронного архива;
- помощь в доставке исходных материалов;
- официальное оформление взаимоотношений;
- аудит и модернизация действующей системы ЭДО;
- прозрачная ценовая политика.
Закажите профессиональное сканирование документов, и наши специалисты создадут для вас современную систему управления электронным документооборотом.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
