Одно из важнейших обязательств любой компании — обеспечить сохранность информации и сопроводительных бумаг, относящихся к хозяйственной деятельности. Выполненные контракты, бухгалтерские и иные документы за прошлые периоды должны быть упорядочены и размещены в надежном месте. Для этих целей создается архив. Обойтись без него не сможет даже самая маленькая компания.
Но организовать архив и положить туда документы — вопрос не такой простой, как кажется. Недостаточно выделить угол или целую комнату, свалив туда без разбора все ненужные на данный момент бумаги. Это станет грубым нарушением действующего законодательства по архивной деятельности. Урегулировать проблему можно двумя путями:
- Самостоятельно создать и поддерживать функционирование собственного архива по всем правилам.
- Передать эти обязанности на аутсорсинг, который позволит за определенную плату получить помощь или полностью освободиться от проблемы обработки документов и их хранения.
Решение компании стоит принимать после тщательного анализа плюсов и минусов каждого варианта, а также с учетом характера сложившегося документооборота.
Почему стоит доверить обслуживание документов профессионалам
Аутсорсинг приносит компаниям множество выгод:
- Гарантируется строгое выполнение требований к архивам. А их достаточно много, включая чисто технические. Для предотвращения порчи или уничтожения документов в помещениях архива необходимо установить систему пожаротушения и ограничения доступа, поддерживать определенный влажностный и температурный режим, регулярно проводить санитарные мероприятия. Очевидно, что такими моментами следует заниматься исключительно специалистам. При аутсорсинге обслуживание документов клиентов поручается профессиональным архивистам — сотрудникам с опытом и компетенциями в области архивного дела.
- Достигается существенная экономия. Это вообще свойственно аутсорсингу, независимо от того, какие именно функции передаются сторонним фирмам. В частности, не нужно будет тратить средства:
- на аренду (покупку) площадей под архив документов компании;
- обустройство помещений (закупку стеллажей, коробов, серверов, компьютеров, офисной техники для оцифровки и т. п.). При аутсорсинге все архивные материалы и принадлежности для обработки и размещения документов приобретает обслуживающая фирма;
- наем и содержание персонала (зарплату, отчисления в страховые фонды, отпускные, больничные, повышение квалификации).
- Оптимизируются сопутствующие затраты и налогообложение. Если сделан выбор в пользу аутсорсинга, то не понадобятся усилия и время других сотрудников для разработки должностных инструкций, положения об архиве и других обязательных локальных актов. Плату за такие услуги разрешается списывать в уменьшение базы по налогу на прибыль.
- Обеспечивается конфиденциальность. Обмен информацией и документами между клиентом и фирмой аутсорсинга четко продумывается, чтобы исключить любые утечки по пути из архива или при передаче в него. Для этого используются специальные технологии и профессиональный подход к оказанию услуги.
Порядок взаимодействия при аутсорсинге архива
Сначала фирма, которая будет обслуживать организацию, выполняет предварительный аудит документооборота. После оценки объективной ситуации в архивном обеспечении и запросов руководства корректируется объем необходимых услуг в рамках аутсорсинга для конкретной компании, согласовывается график работ и стоимость. Заключается договор.
В дальнейшем клиент регулярно направляет документы экспертам для обработки. Производятся следующие аутсорсинговые работы:
- сортировка;
- систематизация;
- составление описей;
- передача на хранение.
При необходимости предлагается и другая помощь. Очень актуальны сегодня цифровые услуги по переводу документации в электронный формат. Любая организация может без труда получить их в рамках архивного аутсорсинга.
Возможные форматы сотрудничества
Наиболее эффективный — абонентское обслуживание документов. В этом случае предусмотрен полный архивный аутсорсинг. Задача клиента — своевременно предоставить документы для обработки. При этом он получает свободный и круглосуточный доступ в электронное хранилище.
Но иногда клиентам удобнее пользоваться разовыми услугами по аутсорсингу архива, например заказать сканирование, конфиденциальное уничтожение, формирование описей.
Архивный аутсорсинг — одно из главных направлений в деятельности нашей компании. Мы разработали уникальные сервисы для обработки и хранения документов организаций любого масштаба и формы собственности. Выполняем весь комплекс работ, связанных с архивацией. Качественное обслуживание документов обеспечивается отлаженными действиями команды экспертов, собственным специализированным оборудованием и ПО.
Закажите архивный аутсорсинг у нас, и ваша компания никогда не столкнется с проблемами в этой сфере.
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос:
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
