Любые официальные бумаги компании требуют бережного отношения. Для этого можно создать собственное подразделение или воспользоваться услугами сторонней фирмы. Плюсы и минусы каждого варианта предприятия должны оценить для себя самостоятельно. Если принято решение о передаче архива на профессиональное обслуживание, то необходимо найти надежного исполнителя. В Москве такое сотрудничество выгодно вести с «ЦДС». Здесь клиентам обеспечивают уровень оснащения и безопасности, требуемый федеральным законодательством.
Кому нужна такая услуга?
Архивный аутсорсинг предпочтителен для следующих фирм:
- Небольшие и с дефицитом свободных площадей.
В таких случаях архивное хранение часто не организовано должным образом и документы бессистемно распределяются по кабинетам и имеющимся подсобкам. Иногда дополнительные помещения арендуются. В результате тратятся деньги, а качество все равно не достигается.
- Крупные предприятия.
Создание и функционирование полноценного архива при интенсивном документообороте обходится дорого. Стоимость внеофисного хранения документов, которое берет на себя независимая профильная фирма, всегда оказывается меньше.
Что передается в архив?
Предложение касается бумаг, которые образуются в результате хозяйственной деятельности экономических субъектов. К ним, например, относятся бухгалтерские и юридические, кадровые и финансовые, депозитарные и технические. Допускается отправлять в том числе информацию конфиденциального содержания. Кроме традиционных листов и папок сдаются и электронные носители с файлами и аудиовизуальным контентом: устройства памяти, флешки, CD-диски и т. п.
Условия сотрудничества
Отношения предприятия-заказчика и компании, которая берет хранение архива клиента на аутсорсинг, регулируются двусторонним договором. В нем должны быть зафиксированы все основные параметры взаимодействия: сроки и цены, порядок отправки и выдачи бумаг, гарантии.
Заказчик обязан предоставить помещения, создать и поддерживать в них нормативные режимы безопасности и микроклимата в соответствии с государственными правилами. Клиент может решать, каким именно способом будут храниться документы: в боксах, на обособленной площадке или в коробах. Разрешается выбирать и конкретные емкости: мешки, папки или другие варианты, подходящие для соответствующих видов офисных бумаг.
Порядок оказания услуг по хранению документов
- Подать заявку.
- Обсудить с менеджером свои запросы, уточнить прайс и цены на отдельные интересующие работы. Специалист предложит модель архивного обслуживания и огласит его примерную общую стоимость.
- Подписать договор.
- Передать бумаги.
Заказчик получает базовые и при необходимости весь спектр сопутствующих услуг. В частности, аутсорсинговая фирма готова:
- принимать документы, в том числе отдельными листами, в папках или коробах;
- вывозить бумаги из офиса;
- сортировать (если сдаются документы без предварительной обработки и комплектации);
- оформлять описи, регистрировать в учетной системе и назначать конкретный адрес расположения на складе;
- обеспечивать непосредственное содержание и сохранность бумаг;
- доставлять короба либо отдельные документы по запросу клиента;
- сканировать;
- искать и отправлять копии нужных документов по e-mail;
- предоставлять доступ в хранилище в согласованное время;
- консультировать по любым возникающим вопросам.
Перед сдачей на оборудованные склады документы должны быть тщательно проанализированы. Если какие-то экземпляры не представляют ценности, то от них можно избавиться. При утилизации составляется подробный акт. Оставшиеся листы объединяются в дела, для каждого из которых оформляется титульная страница и ведомость. Для прозрачного учета и быстрого поиска заполняются описи с реквизитами имеющихся папок.
Что дает такое обслуживание?
- Экономия на содержании недвижимости (не нужно покупать или арендовать, нести коммунальные расходы) и сотрудников (задачу выполняет персонал аутсорсинговой фирмы).
- Надежный присмотр (компании-исполнители заинтересованы в безупречном и эффективном внеофисном архивном хранении документов, так как на кону — клиенты, деньги и репутация).
- Строгий порядок в бумагах и беспроблемное прохождение проверок.
- Быстрое и удобное получение необходимых сведений, своевременное и конфиденциальное уничтожение лишних.
Зачем хранить документы именно в «ЦДС»?
Компания профессионально занимается оптимизацией документооборота. В числе клиентов как государственные учреждения, так и коммерческие структуры в Москве и по всей России.
Каждая задача прорабатывается глубоко и с учетом индивидуальных потребностей заказчика. В арсенале «ЦДС» уникальные методики и специальные программы. У специалистов огромный опыт в этой сфере.
Доверьте архивирование и размещение важной документации проверенной фирме.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
