За время работы в любой организации скапливается огромный объем бумаг и официальной информации. Если ничего не убирать или оставлять на первой попавшейся полке, офис очень скоро превратится в забитый склад. Сегодня значительная часть документооборота во многих российских компаниях переведена в электронную форму. Казалось бы, это избавляет бизнес от заваленных столов и шкафов. Но беспорядочно сохраненные файлы без точного имени и отдельных папок представляют собой такую же проблему — просто вместо груды бумажных документов захламленной окажется память компьютера.
Очевидно, что долго так работать не получится, поэтому нужна систематизация. Как минимум требуется привести каждый документ в надлежащий вид, скрепить листы, сшить в единый блок и озаглавить. И выделить для архива отдельное место. Но основная суть в том, что без систематизации поиск информации оказывается крайне неэффективным и даже почти невозможным. Чтобы найти конкретный архивный экземпляр, придется потратить существенную часть рабочего времени. А иногда все заканчивается и вовсе безрезультатно. Подобный исход осложняет решение срочных вопросов управления, а если данные запрашивал контролирующий орган, то грозит серьезными последствиями, в том числе финансовыми.
Не стоит доводить до таких ситуаций — достаточно просто вовремя заняться систематизацией документов на своем предприятии, а затем обращаться к ней регулярно.
Что представляет собой процесс?
Под систематизацией понимают сортировку уже обработанных и исполненных (архивных) документов о деятельности организации. При группировке используется ряд отличительных признаков, например определенный период времени или направление (бухгалтерские, кадровые и т. п.).
После окончательной разбивки производится фактическая систематизация: если это бумажные документы, они собираются и скрепляются в отдельные тома. На полученное дело наносится информация о содержании и условиях хранения. По истечении срока востребованности папки передаются в архив самой организации, государственный либо частный.
Что дает систематизация документов?
- Выполнение организацией федеральных архивных требований.
- Приведение массива документов в полный порядок, что подтверждает профессионализм бизнеса.
- Налаживание бесперебойной и беспроблемной работы службы делопроизводства организации.
- Сокращение потребности в помещениях — если документы разложены грамотно, то занимают минимум площади.
- Сохранность документов организации и быстрый поиск любой архивной информации.
Систематизация документов бизнеса — сложный процесс, требующий соблюдения строгих регламентов и знания архивного дела. Также нужны проверенные методики, программы и технологии. Поэтому задачу лучше поручить квалифицированным специалистам ЦДС, которые знают, как обращаться с коммерческими документами и создавать массивные архивы организаций. Бизнесу предлагается:
- собственное запатентованное программное решение;
- архивная обработка документов под ключ, в том числе размещение на хранение;
- совместное, а потому максимально точное и оперативное выполнение поставленной задачи оператором и ПО;
- создание полноценной электронной базы с поисковой системой, совмещающей скан-образы бумажных и изначально цифровых документов организации.
Как проходит систематизация?
Оформлять необходимо как бумаги длительного хранения и подлежащие передаче в специально оборудованные архивы, так и текущие, которые после исполнения разрешается держать в офисе самой организации. Процедуру можно разделить на два больших этапа.
Обработка документов
Первая задача систематизации состоит в составлении оптимальной классификации. С учетом действующих правил и сложившейся архивной практики принято разделять бумаги прежде всего по срокам хранения:
- постоянное (наиболее важные кадровые документы);
- длительное (больше 10 лет);
- временное (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению.
Систематизация подразумевает, что первые две категории документов будут обязательно переданы в оборудованный архив (обычно с наступлением нового отчетного года).
Затем определяются дополнительные признаки для комплектования бумаг в дела:
- принадлежность к соответствующему департаменту;
- дата создания;
- затрагиваемая тема (вопрос, направление деятельности);
- контрагент;
- регион, с которым велось сотрудничество или переписка;
- автор (конкретное должностное лицо).
Выбор атрибутов зависит от целей систематизации и запросов будущих пользователей архивных документов. Как правило, это сочетание признаков, которые позволят качественно решить основную задачу — информационно-поисковую. Оценкой бумаг, составлением и утверждением номенклатуры дел занимается специально созданная комиссия организации. Кроме срока хранения и ценности, при формировании документов в дела учитывается физический объем.
Когда все экземпляры отобраны:
- идет распределение по отдельным папкам в хронологической последовательности;
- проводится скрепление дела;
- создаются обложки, описи.
При систематизации кадровых документов всегда проводится полный комплекс мероприятий, включающий профессиональный переплет, нумерацию страниц, подробное заполнение титульного листа.
Передача и размещение в архиве
Дела располагаются в хранилище согласно номенклатуре и описям. Папки ставятся на полки вертикально, чтобы корешок с присвоенным индексом оставался в свободном обзоре.
После систематизации дела могут оставаться в структурных подразделениях, если представляют оперативный интерес и нужны в текущей работе. Если это экземпляры, которые должны храниться постоянно либо длительно, то требуется оформить акт получения во временное пользование. То же самое касается уже фактически архивных документов.
Систематизация охватывает не только бумажные экземпляры, но также созданные и используемые исключительно в цифровом формате. Но процедура в целом основана на тех же принципах:
- классификация;
- группировка;
- разработка номенклатуры;
- индексирование.
Единственное серьезное отличие от систематизации бумажных документов в том, что не придется закупать картонные папки, сшивать и наклеивать обложку. Но потребуются электронные носители, специальные программы и особая система безопасности.
Нюансы передачи документов в государственный или муниципальный архив
Перед отправкой на постоянное хранение бумаги классифицируются по категории, сроку и важности для бизнеса. Работа кропотливая и ответственная. Специалисты полистно анализируют фактическое содержание каждого архивного документа. Изучают задачи, функции и организационную структуру предприятия, сложившийся характер отношений с контрагентами в вопросах обмена информацией.
Также важно знать историю и намеченные планы по развитию организации, чтобы гарантировать корректную систематизацию и решить, в какой архив отправлять конкретные документы. Это поможет понять реальную ценность и актуальность информации в настоящий момент времени и в ближайшем будущем, а значит, обеспечить целесообразный порядок хранения.
Такую процедуру нельзя поручать недостаточно компетентным и неопытным специалистам. Иначе систематизация документов будет проведена с грубыми ошибками, а это потерянное время и неоправданные расходы. А если на предприятии низкий уровень автоматизации, то такой же окажется и эффективность обработки бумаг.
Доверьте оформление документов на хранение и решение других архивных вопросов ЦДС, и задача будет решена максимально быстро и профессионально.
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
