Развитие информационных технологий и нарастающая конкуренция во всех сферах экономической деятельности запустили совершенствование системы обработки и хранения информации. Так в нашу жизнь вошли электронные документы, которые постепенно вытесняют привычный бумажный документооборот.
Электронные базы позволяют хранить и быстро обрабатывать большие объемы текстовых и графических данных. Цифровой носитель, в отличие от бумажного, не требует большого пространства для организации и работы архива. А информацию на нем легко дублировать, корректировать и передавать на любые расстояния. С цифровым архивом можно работать удаленно из любой точки земного шара, достаточно лишь доступа в Интернет. И это далеко не все преимущества электронного документооборота.
Формирование базы данных — жизненно важная необходимость для всех форм современного бизнеса. Но оцифровать и структурировать большие объемы бумажных документов самостоятельно с помощью стандартного офисного оборудования достаточно сложно. Потребуются большие временные и трудозатраты на обработку и сортировку документации. При этом сотрудники, наряду с архивированием и преобразованием документов, должны выполнять и прямые должностные обязанности. С таким подходом формирование электронной базы данных может занять несколько месяцев и не даст желаемого результата.
Чтобы ретроконверсия прошла качественно и быстро, доверьтесь экспертам ЦДС. Компания оказывает бизнесу профессиональные услуги по проектированию, созданию и администрированию электронных баз. И готова работать с любыми объемами данных.
Суть услуги
Ретроконверсия — массовое автоматизированное преобразование информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид с формированием структурированной цифровой базы данных. Термин появился (Свою историю Компания ведёт с 1992 года, когда в России была зарегистрирована компьютерная фирма «ПроСофт-М». Инвестиций не было практически никаких — поэтому для обретения уверенности в бизнесе предприятию надлежало активно работать на многих профилях только формирующегося рынка). А в России получил широкое распространение благодаря использованию в текстах государственных программ.
Суть ретроконверсии в широком смысле — построение профессиональной системы автоматической оцифровки, обработки и хранения документов. В ней процесс разделен на взаимосвязанные операции по принципу конвейера, где каждый шаг контролируется в режиме реального времени. С помощью такого подхода можно эффективно и с заданным качеством обрабатывать обширные массивы печатной и рукописной информации с изображениями и таблицами.
В настоящее время ретроконверсия фактически стала синонимом массовой оцифровки документов. Но не стоит путать ее с простым сканированием. Ретроконверсия — сложный и многоступенчатый процесс, в результате которого формируется структурированная электронная база данных. Работа подразумевает несколько последовательных этапов:
- Подготовка документов. Заказчик передает документацию исполнителю. Проверяется состояние бумажных носителей и полнота комплектов. При необходимости специалисты реставрируют документы, подклеивают листы, с разрешения заказчика расшивают дела для поточного сканирования. Подготовленные комплекты помечаются штрихкодом или RFID-меткой, чтобы отслеживать их перемещение по технологической линии.
- Сканирование документов. Для каждого вида предварительно отсортированных бумажных носителей применяются специальные модели сканеров: скоростные, широкоформатные, планетарные с особыми V-образными колыбелями и/или прижимными стеклами, профессиональные комплексы фотофиксации. Профессиональное оборудование обеспечивает бережную автоматическую обработку документов под управлением опытного оператора.
- Постобработка изображений. В зависимости от целей последующего использования документных массивов проводится адаптация полученных после сканирования образов. Сюда входит:
- создание просмотровых копий больших графических файлов;
- склеивание разных фрагментов одного изображения, которые получены по отдельности;
- калибровка цвета (яркости, контрастности и т. д.);
- разметка оглавлений многостраничных электронных документов;
- распознавание текста;
- сборка PDF-файлов.
- Индексирование. Все полученные файлы проходят через классификацию и присвоение цифровых индексов. Операция выполняется с помощью алгоритмов искусственного интеллекта, которые анализируют семантику текста, под наблюдением оператора. При возникновении ошибки или остановке программы он вносит корректировки вручную. Для каждого документа заполняется электронный формуляр с заданным объемом реквизитов, присваивается уникальный идентификатор. Все введенные данные тщательно выверяются. Благодаря этому создается удобная система быстрого поиска и идентификации любой нужной информации по базе данных.
- Постобработка данных. Цифровая информация приводится к заданным форматам. Например, адреса нормируются в соответствии с КЛАДР или ФИАС, наименования юридических лиц — со справочником ERP. Базы данных конвертируются в нужный заказчику формат. Осуществляется секционирование цифровой информации, чтобы повысить скорость работы и обеспечить автономность отдельных структурных подразделений.
- Проверка качества наполнения и функционирования электронного ресурса. На завершающей стадии проводится операторский и программный аудит. При выявлении недостатков данные или отдельные узлы системы отправляются на дополнительную проработку.
В зависимости от поставленных клиентом задач в технологию формирования баз данных могут включаться дополнительные возможности:
- определение и фиксация координат объектов для интеграции картографических сервисов;
- построение активных гиперссылок между связанной информацией в различных документах;
- анализ семантической структуры текстов;
- векторизация чертежей;
- даталогическое проектирование;
- создание электронных библиотек и архивов;
- автоматическое дублирование новых или измененных файлов в резервном хранилище;
- подготовка оригинальных бумажных носителей для долговременного хранения.
По завершении работы заказчик получает логины и пароли для доступа к цифровым хранилищам.
Почему мы на отлично справимся с этой задачей
ЦДС всегда выполняет обязательства в срок и гарантирует высокий уровень сервиса. В штате работают опытные мастера своего дела, которые знают, как оптимизировать процесс ретроконверсии:
- Любые типы данных. Работаем с текстовой и графической информацией на бумажных носителях различного размера. Оцифрованные документы преобразуем в любой формат.
- Любые объемы информации. Современное оборудование быстро обрабатывает документы в автоматическом и полуавтоматическом режимах без потери качества.
- Ручной ввод. Рукописные и тексты, которые плохо читаются, сверяются с оригиналом и корректируются вручную.
- Работа с иностранными языками. Обрабатываем не только русскоязычные документы. Специалисты и ПО могут переводить английские, немецкие, испанские, итальянские, китайские и другие тексты.
- Сшивка и переплет. При архивной обработке (а также если документы расшивались) выполняем сшивку и переплетные работы любой сложности. Используем только качественные материалы, обеспечивающие долговечность и удобство соединений.
- Технологичность. Большинство процессов автоматизированы за счет уникальных программных алгоритмов, что увеличивает скорость, повышает качество и снижает стоимость обработки документов.
- Конфиденциальность. Надежные протоколы обмена защищают данные от утечек и несанкционированного доступа третьих лиц. Полученная от заказчика информация не подлежит разглашению.
- Гарантированное качество. Непрерывная оптимизация ввода и обработки данных, регулярный контроль на всех этапах сводят к минимуму количество ошибок.
- Гибкая система ценообразования. Цена определяется по действующему прайсу в зависимости от объемов и качества исходной документации, количества манипуляций и иных характеристик заказа.
Именно поэтому нам доверяют свою документацию крупные компании. Хотите тоже перейти от бумажных документов к работе с цифровыми базами данных максимально быстро? Обращайтесь, мы займемся ретроконверсией, а вы — дальнейшим развитием бизнеса!
Новости
Забота о клиенте
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Надежное ПО
Собственный отдел разработки программного обеспечения.
Лучшая команда
Команда профессионалов с опытом работы более 10 лет
“Сотрудничество с ЦДС позволило нашей компании
увеличить эффективность внутреннего документооборота,
а освободившиеся ресурсы мы направили на развитие основного бизнеса.”
Вадим Лата
Генеральный директор ЗАО Технократ
Наш партнер
Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика». Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний и охватывает всю Россию и страны СНГ.
По данным TAdviser за 2020-й год, решения Directum лидируют по количеству реализованных проектов внедрения ЕСМ. Продукты компании:
Directum RX — флагманский продукт компании. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.
Directum Ario One — AI-продукт для интеллектуальной обработки документов и другой информации. Берет на себя рутинные этапы работы, исключает человеческие ошибки и в разы ускоряет и удешевляет бизнес-процессы. Совместим с любой информационной системой.
Directum HR Pro — система управления кадровыми процессами, документами и сервисами, соответствующая последним изменениям в трудовом законодательстве. Поддерживает любые виды электронной подписи, долговременное хранение электронных юридически значимых документов и личные кабинеты сотрудников для управления корпоративными сервисами.
Продукты и решения Directum используют 2600 организаций в 11 отраслях экономики. Среди них: 60 предприятий «Газпром»; 50 предприятий «Роснефть», «Сургутнефтегаз», «Объединенная авиастроительная корпорация», «Челябинский трубопрокатный завод», «Т Плюс», «Мон’дэлис Русь», METRO, «Келлогг Рус», сеть магазинов «Подружка», Федеральная служба по труду и занятости, Аналитический центр при Правительстве РФ, Правительство Тюменской области, Правительство Удмуртской Республики, Правительство Ярославской области, Правительство Омской области и др.
Отправьте нам запрос
Вам нужна типовая услуга?
Или, наоборот, у вас нестандартная ситуация?
